Die Wahl eines Eventunternehmens ist eine Entscheidung, die die meisten Organisatoren aufgrund einer Kollegenempfehlung, eines ersten Eindrucks im Gespräch oder — am häufigsten — des Preises treffen. Das Problem: das günstigste Angebot bedeutet selten das beste Preis-Leistungs-Verhältnis, und ein 'guter Eindruck' garantiert keine reibungslose Durchführung. Dieser Artikel gibt Ihnen ein konkretes Werkzeug: 20 Fragen, die Sie jedem Unternehmen stellen, plus eine Bewertungsmatrix für den objektiven Vergleich.
Block 1: Erfahrung und Spezialisierung (Fragen 1–5). 1. Wie viele Veranstaltungen ähnlichen Umfangs haben Sie in den letzten 12 Monaten durchgeführt? Suchen Sie nach einer Zahl, nicht nach Floskeln. 2. Können Sie eine Fallstudie aus einem formatähnlichen Event zeigen? 3. Haben Sie sich auf mein Eventformat spezialisiert? 4. Welche Locations kennen Sie am besten? 5. Haben Sie eigenes Stammpersonal oder beauftragen Sie Freelancer?
Block 2: Prozess und Kommunikation (Fragen 6–10). 6. Wer ist mein Projektmanager und wird dieselbe Person am Veranstaltungstag vor Ort sein? 7. Wie sieht Ihr Planungszeitraum aus? 8. Welche Projektmanagement-Tools nutzen Sie? 9. Wie schnell antworten Sie auf E-Mails? Testen Sie das: senden Sie eine Anfrage und messen Sie die Antwortzeit. 10. Führen Sie eine Technikprobe am Vortag durch?
Block 3: Technik und Logistik (Fragen 11–15). 11. Besitzen Sie eigenes AV-Equipment? Eigenes Equipment = schnellere Reaktion bei Ausfällen. 12. Was passiert, wenn ein zentrales Gerät während des Events ausfällt — haben Sie Backup? 13. Stellen Sie einen Live-Tontechniker oder liefern Sie nur Technik? 14. Wie handhaben Sie das Catering? 15. Welche Haftpflichtversicherung haben Sie?
Block 4: Budget und Abrechnung (Fragen 16–20). 16. Ist Ihr Angebot ein Pauschalpreis oder positionsweise? Bitten Sie um beides. 17. Was ist im Preis enthalten, was wird zusätzlich berechnet? 18. Wie sehen die Zahlungsbedingungen aus? 19. Berechnen Sie eine Koordinationsgebühr für Subunternehmer? 20. Ist der angebotene Preis endgültig oder 'vorläufig, noch zu bestätigen'?
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Rote Flaggen: keine Referenzen aus den letzten 6 Monaten, Angebot ohne Kostenaufschlüsselung, Projektmanager kann Planungsprozess nicht beschreiben, Druck zur sofortigen Unterschrift, keine Haftpflichtversicherung, keine Technikprobe im Angebot.
Grüne Flaggen: proaktive Fragen zu Ihren Unternehmenszielen, eigenes Portfolio mit Video und Fotos, klarer Zeitplan mit Meilensteinen, dedizierter Koordinator von Aufbau bis Abbau, transparentes Angebot mit separaten Positionen.
Der Auswahlprozess sollte 2–3 Wochen dauern. Woche 1: Anfrage an 3–5 Unternehmen. Woche 2: Gespräche mit professionell antwortenden Unternehmen. Woche 3: Matrixanalyse, Verhandlung mit zwei Finalisten, Vertragsabschluss. Vergleichen Sie nicht mehr als 5 Unternehmen.
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