Fragen Sie einen AV-Verleiher, wie er seine Technik im Blick behält, und die ehrliche Antwort ist oft eine Mischung: eine Tabelle mit Seriennummern, die bei der letzten Bearbeitung stimmte, Filzstift auf Gaffa-Tape und das Gedächtnis derjenigen, die die Transporter packen. Das funktioniert, bis zwei identische Funkempfänger von einer Show zurückkommen und niemand sagen kann, welcher letzten Monat in Reparatur war, oder bis eine DI-Box Wochen nach dem Event in einer Location auftaucht und nichts darauf verrät, wem sie gehört.
CueQuote führt jetzt ein Inventarregister. Jedes Gerät, das Sie erfassen möchten, erhält eine eigene Anlagennummer und ein QR-Etikett, und jede Einheit hat einen Status und einen Verlauf dessen, was mit ihr passiert ist.
QR-Etiketten mit Anlagennummern für Technik von AV-Verleihern, gedruckt aus dem Inventarregister von CueQuote
Die erste Entscheidung ist, was ein eigenes Etikett verdient. In CueQuote hat jeder Katalogartikel eine von drei Einstellungen. Erfasste Einheiten bekommen je ein Etikett, passend für alles, was Sie Stück für Stück verfolgen wollen: Mikrofone, Taschensender, Projektoren, Moving Heads, Medienserver. Sammelposten bekommen ein Etikett und eine Menge, passend für Dinge, die man zählt statt verfolgt, etwa Kabelpeitschen, Schellen oder Bühnengewichte. Crew, Transport und Dienstleistungen bleiben nicht erfasst. Ein brauchbarer Test: Würden Sie je fragen, welches dieser Teile beschädigt zurückkam? Dann erfassen Sie die Einheiten.
Die Einrichtung ist ein Assistent mit drei Schritten. Zuerst markieren Sie die Katalogartikel, die Sie besitzen, und wählen ein Präfix für Ihre Anlagennummern, sodass Einheiten etwa INV-00001 heißen, sofern Sie kein eigenes Präfix wählen. Dann geben Sie an, wie viele Einheiten jedes erfassten Artikels Sie haben: eine Anzahl eintippen oder Seriennummern einfügen, eine pro Zeile, und CueQuote legt je Seriennummer eine Einheit an. Liegen Ihre Seriennummern schon in einer Tabelle, importieren Sie sie als CSV. Der letzte Schritt druckt die Etiketten.
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CueQuote kostenlos testen →Die Etiketten entstehen als PDF für jeden Drucker. Es gibt A4-Bögen mit Etiketten von 70 × 37 mm, 48,5 × 25,4 mm und 99,1 × 38,1 mm, ein eigenes A4-Raster für abweichende Bögen sowie Etikettenrollen mit 62 × 29 mm und 50 × 25 mm. Jedes Etikett trägt den QR-Code, Ihren Firmennamen, den Gerätenamen und die Anlagennummer in lesbarer Schrift, damit es auch ohne Handy in der Hand nützt. Ist ein Bogen angebrochen, sagen Sie CueQuote, an welcher Position es beginnen soll. Drucken Sie vor dem Etikettenmaterial eine Seite auf normalem Papier und halten Sie sie gegen den Bogen, um die Ausrichtung zu prüfen.
Jede Einheit hat dann ihre eigene Seite: Anlagennummer, Seriennummer, Kaufdaten, Zustand und Status. Eine Einheit ist verfügbar, in Reparatur, verloren oder ausgemustert. Sie können sie als beschädigt markieren, zur Reparatur schicken und zurücknehmen, als verloren und später als gefunden markieren oder endgültig ausmustern, und jede Änderung landet im Verlauf der Einheit, mit einer Notiz, wenn Sie eine hinzufügen. Trägt eine Einheit schon einen alten Aufkleber oder einen Hersteller-Barcode, ergänzen Sie diesen Code, damit er denselben Datensatz findet. Ausgemusterte Einheiten behalten ihren Verlauf, und ihre Anlagennummern werden nie wieder vergeben.
Was beim Scannen eines Etiketts passiert, hängt davon ab, wer das Handy hält. Ein Mitglied Ihres Teams landet direkt bei dieser Einheit in CueQuote. Alle anderen sehen eine kurze Seite mit Ihrem Firmennamen, der Anlagennummer und wie man Sie erreicht, ohne Preise, Kunden oder Jobdetails. Ist die Einheit als verloren markiert, zeigt die Seite an, dass sie als vermisst gemeldet ist, und Sie werden über den Scan benachrichtigt. Telefon und E-Mail für diese Seite legen Sie in den Inventareinstellungen fest; standardmäßig sind es die Ihrer Firma.
Einige praktische Hinweise. Kleben Sie das Etikett auf das Gerät selbst und nicht auf das Case, es sei denn, das Case reist immer mit demselben Inhalt. Bei Sammelposten etikettieren Sie die Kiste oder das Case, in dem die Menge liegt. Und etikettieren Sie die Geräte, die Sie schon besitzen, bevor Sie neue hinzufügen, denn ein Register, das nur die Hälfte des Bestands abdeckt, kann keine Frage zur anderen Hälfte klären.
Inventar ist in jedem Plan enthalten. Free umfasst 10 Inventarartikel, Starter 50, Pro und höher sind unbegrenzt. Jede erfasste Einheit zählt als ein Artikel, jeder Sammelposten zählt unabhängig von der Menge einmal, und ausgemusterte Einheiten zählen nicht. Was das Register noch nicht kann, ist die Verbindung zu Ihren Jobs: Reservierungen aus einem Angebot, ein Verfügbarkeitskalender, Packlisten sowie das Aus- und Einscannen von Technik bei einem Job kommen noch und sind heute nicht in der App.