Gestion des prestataires AV
Ajoutez des prestataires AV à votre réseau, gérez vos contacts et suivez vos relations fournisseurs — pour toujours savoir qui appeler quand vous avez besoin de matériel.
Ce que vous apprendrez
- ✓Ajouter des entreprises et des contacts à votre liste de prestataires AV
- ✓Catégoriser les prestataires par spécialité (Son, Vidéo, Éclairage, Clé en main)
- ✓Consigner des notes et l'historique des collaborations
- ✓Envoyer des demandes de devis directement depuis un événement
- ✓Maintenir une liste de prestataires privilégiés organisée et à jour
Accéder à la section Prestataires
Cliquez sur « Prestataires » dans la barre latérale. Il s'agit de votre carnet d'adresses AV — une liste centralisée de tous les prestataires avec lesquels vous travaillez ou souhaitez travailler. Chaque fiche prestataire affiche le nom de l'entreprise, le contact principal, la spécialité, la localisation et un badge de statut : actif, privilégié ou nouveau.
Ajouter un nouveau prestataire
Cliquez sur « Ajouter un prestataire » et renseignez les coordonnées de l'entreprise : nom, site web, ville et pays, et spécialité AV (Son, Vidéo, Éclairage, Interprétation simultanée, AV clé en main ou Autre). Ajoutez les informations du contact principal : nom, e-mail et téléphone. Vous pouvez ajouter plusieurs contacts par prestataire — utile pour les grandes sociétés où les équipes commerciales et techniques sont distinctes.
Astuce : Ajoutez les prestataires au fil du temps, même avant d'avoir travaillé avec eux. Une liste étendue vous offre plus d'options pour sourcer des événements atypiques ou à fortes exigences techniques.
Définir le statut et les étiquettes du prestataire
Attribuez un statut à chaque prestataire : Privilégié (prestataires que vous recommandez activement ou utilisez régulièrement), Actif (prestataires éprouvés que vous seriez prêt à remandater), Prospect (en cours d'évaluation) ou Inactif (collaboration arrêtée). Ajoutez des étiquettes comme « outdoor », « murs LED » ou « rigging » pour filtrer rapidement les prestataires selon les exigences d'un événement précis.
Consigner des notes sur la relation
Cliquez sur un prestataire pour ouvrir sa vue détaillée. Utilisez la section Notes pour consigner le contexte important : délais de préparation habituels, montants minimum de commande, canaux de communication préférés, tendances tarifaires ou problèmes passés à connaître. Les notes sont strictement internes — les prestataires ne les voient jamais. Elles sont précieuses quand un collègue sollicite un prestataire que vous connaissez bien.
Astuce : Notez le délai de réponse habituel du prestataire aux demandes de devis. Cela vous aide à déterminer quand envoyer votre demande en fonction du calendrier de l'événement.
Envoyer une demande de devis
Depuis n'importe quel événement de votre tableau de bord planificateur, ouvrez l'onglet Approvisionnement et cliquez sur « Demander un devis ». Sélectionnez un ou plusieurs prestataires de votre liste, choisissez les catégories de matériel concernées, fixez une date limite de réponse et ajoutez des notes ou exigences techniques spécifiques. CueQuote envoie une demande de devis structurée à chaque prestataire sélectionné avec les détails de l'événement et vos exigences préremplies.
Suivre les demandes et les réponses
Toutes les demandes de devis envoyées apparaissent dans l'onglet Approvisionnement avec leur statut : Envoyée, Vue, Répondue ou Refusée. Lorsqu'un prestataire répond avec un devis CueQuote, celui-ci apparaît automatiquement dans la vue Comparaison de devis. S'il répond par e-mail ou par fichier, vous pouvez téléverser son devis manuellement et le lier à la demande — tout reste au même endroit.
Astuce : Envoyez des demandes à au moins 2-3 prestataires par catégorie de matériel. La concurrence maintient des prix honnêtes et vous donne une alternative si votre prestataire privilégié est indisponible.