Wystawianie faktur
Generuj profesjonalne faktury z zaakceptowanych ofert, dodaj dane płatności i wyślij je klientom.
Czego się nauczysz
- ✓Jak tworzyć faktury z ofert
- ✓Konfiguracja metod płatności (przelew, PayPal)
- ✓Wysyłanie faktur i śledzenie płatności
- ✓Faktura zaliczkowa vs pełna
- ✓Wycena dni montażu i demontażu
Dodaj metody płatności
Przejdź do Ustawienia → zakładka Płatności. Kliknij „Dodaj metodę płatności" i wpisz dane bankowe (nazwa rachunku, bank, IBAN, SWIFT) lub adres PayPal. Te dane pojawią się na każdej wysyłanej fakturze. Możesz dodać wiele metod i ustawić jedną jako domyślną.
Wskazówka: Dodaj przynajmniej jedno konto bankowe — większość klientów B2B preferuje przelew za sprzęt AV.
Utwórz fakturę z oferty
Otwórz dowolną ofertę, która została wysłana lub zaakceptowana. Kliknij przycisk „Utwórz fakturę" w nagłówku. Zostaniesz zapytany o wybór między fakturą zaliczkową (na podstawie procentu zaliczki) a fakturą pełną (100% kwoty). CueQuote kopiuje wszystkie pozycje, dane klienta i ceny z oferty.
Przejrzyj i dostosuj fakturę
Edytor faktury otwiera się z danymi wstępnie wypełnionymi z oferty. Sprawdź numer faktury (generowany automatycznie jako INV-0001, INV-0002...), datę wystawienia, termin płatności i pozycje. Możesz edytować dowolne pole, dodawać lub usuwać pozycje oraz zmieniać ilości i ceny.
Wybierz metodę płatności
Wybierz z listy, którą metodę płatności wyświetlić na fakturze. Dane wybranej metody (IBAN, SWIFT itp.) pojawią się w sekcji „Instrukcje płatności" w PDF-ie faktury, wraz z numerem faktury jako referencją.
Pobierz PDF faktury
Kliknij przycisk pobierania, aby wygenerować profesjonalny PDF faktury. Zawiera branding firmy, formalny nagłówek „FAKTURA", tabelę pozycji, sumy z VAT, instrukcje płatności z danymi bankowymi oraz numer referencyjny. Gdy faktura jest oznaczona jako opłacona, pojawia się zielony znak wodny „OPŁACONA".
Wyślij i śledź fakturę
Kliknij „Wyślij", aby wysłać fakturę e-mailem do klienta z załączonym PDF. CueQuote automatycznie dodaje spersonalizowane powitanie z imieniem klienta. Status faktury zmienia się ze Szkic na Wysłana. Po otrzymaniu płatności kliknij „Oznacz jako opłaconą". Możesz też rejestrować płatności częściowe.
Wskazówka: Dodaj notatkę z prośbą, aby klienci podawali numer faktury jako tytuł przelewu — to bardzo ułatwia uzgadnianie płatności.
Wycena dni montażu i demontażu
CueQuote rozdziela dni eventowe od dni montażu (instalacja) i demontażu (rozbiórka). Sprzęt jest naliczany według konfigurowalnej stawki za dni montażu/demontażu — 0% (gratis), 50% (połowa stawki) lub 100% (pełna stawka). Praca ludzka jest zawsze naliczana w pełnej stawce za wszystkie dni. Ustaw domyślną wartość firmy w Ustawienia > Oferty.
Wskazówka: W Polsce 50% stawki za sprzęt w dni montażowe to standard. W regionie Zatoki Perskiej i MENA standardem jest 100%. Ustaw domyślnie raz i zapomnij.
Wystaw pro formę, gdy nie ma oferty
Pro forma prosi o zapłatę, nie będąc fakturą podatkową, co jest tym, czego potrzebujesz przy zaliczce za pracę uzgodnioną przez telefon. Kliknij Nowa pro forma na stronie Faktury i wypełnij ją dokładnie jak fakturę. Dostaje własny numer PI-, więc seria INV- pozostaje bez luk, odmawia płatności i nigdy nie trafia do KSeF. Gdy klient potwierdzi, Konwertuj na fakturę wystawia prawdziwą fakturę z kolejnym numerem serii i dzisiejszą datą, zachowując powiązanie z pro formą.
Wskazówka: Konwertuj przy potwierdzeniu, nie przy wysyłce. Obowiązek podatkowy powstaje, gdy klient się zgodzi, a zbyt wczesna konwersja wprowadza do serii numer za pracę, która może się nie odbyć.
Wybierz walutę faktury
Każda faktura i proforma ma własną walutę, ustawianą w Szczegółach. Domyślnie jest to waluta z Ustawień, ale możesz wybrać inną dla jednego dokumentu bez zmiany waluty domyślnej, na przykład USD dla jednego klienta, gdy Twoje księgi są w EGP. W wersji roboczej nadal możesz ją zmienić: CueQuote pokazuje każdą pozycję przeliczoną po dzisiejszym kursie i niczego nie zmienia przed zatwierdzeniem. Faktura utworzona z oferty zachowuje walutę oferty, więc zmień ją w ofercie.
Wskazówka: Wybierz walutę przed dodaniem pozycji. Późniejsza zmiana przelicza ceny po dzisiejszym kursie, co może nie być kwotą uzgodnioną z klientem.