Inwentarz i etykiety QR
Nadaj każdemu egzemplarzowi sprzętu numer ewidencyjny i etykietę QR, a dla każdej sztuki prowadź status i pełną historię. Zobacz też, co rezerwują Twoje oferty i co jest wolne każdego dnia.
Czego się nauczysz
- ✓Wybór sztuk śledzonych lub trybu zbiorczego dla każdej pozycji katalogu
- ✓Konfiguracja inwentarza: liczba sztuk, wklejone numery seryjne lub import CSV
- ✓Drukowanie etykiet QR na arkuszach A4 lub rolkach
- ✓Naprawa, zgubienie i odnalezienie, wycofanie sztuki oraz jej historia
- ✓Co widzi osoba skanująca etykietę i jaki limit ma Twój plan
- ✓Jak oferty rezerwują sprzęt: wstępnie lub wiążąco
- ✓Odczytywanie informacji o brakach i znacznika „Brakuje na stanie”
- ✓Sprawdzanie w zakładce Dostępność, co jest wolne każdego dnia
- ✓Znajdowanie zlecenia w zakładce Zlecenia i odczytywanie jego stanu
- ✓Skanowanie wydania i zwrotu aparatem, skanerem kodów lub numerem ewidencyjnym
- ✓Oznaczanie zwrotu jako uszkodzony, cofanie skanu i kończenie zwrotu
Wybierz, jak śledzić każdą pozycję
Otwórz katalog i edytuj pozycję, którą posiadasz. W polu Śledzenie inwentarza wybierz „Sztuki śledzone, jedna etykieta na sztukę” dla sprzętu, który chcesz śledzić egzemplarz po egzemplarzu, np. mikrofonów, projektorów czy głów ruchomych: każda sztuka dostaje własny numer ewidencyjny i etykietę QR. Wybierz „Zbiorczo, jedna etykieta i ilość” dla rzeczy, które liczysz, a nie śledzisz, np. kabli czy obejm. Ekipa, transport i usługi pozostają nieśledzone.
Wskazówka: Śledź to, czego kiedyś będziesz szukać. Jeśli zapytasz, która sztuka wróciła uszkodzona, śledź sztuki.
Uruchom kreator konfiguracji
Przejdź do Inwentarza z paska bocznego i kliknij „Skonfiguruj inwentarz”. Krok 1, „Co posiadasz?”: zaznacz posiadane pozycje katalogu i ustaw prefiks numeru ewidencyjnego. Numery wyglądają jak INV-00001, chyba że wybierzesz własny prefiks. Krok 2, „Ile sztuk każdej pozycji?”: wpisz liczbę sztuk albo wklej numery seryjne, jeden na wiersz, aby utworzyć jedną sztukę na numer. Krok 3 drukuje etykiety.
Wskazówka: Prefiks dotyczy tylko nowych sztuk, więc ustal go przed utworzeniem pierwszych.
Dodawaj sztuki później lub zaimportuj arkusz
Kliknij „Dodaj sztuki” na stronie Inwentarza, wybierz sprzęt i wpisz liczbę albo wklej numery seryjne. Aby wczytać listę, którą już prowadzisz, użyj „Importuj z arkusza (CSV)” z kolumnami equipment, serial, purchase_date (RRRR-MM-DD), purchase_price i code. Sprzęt musi odpowiadać pozycji katalogu ustawionej na sztuki śledzone; niepasujące wiersze są pomijane i wypisywane, żeby można je było poprawić.
Wydrukuj etykiety QR
Kliknij „Drukuj etykiety” i wybierz rozmiar: arkusze A4 z etykietami 70 × 37 mm (24 na arkuszu), 48,5 × 25,4 mm (40 na arkuszu) lub 99,1 × 38,1 mm (14 na arkuszu), niestandardowy arkusz A4, w którym podajesz rozmiar etykiety, kolumny, wiersze i odstępy, albo rolkę 62 × 29 mm lub 50 × 25 mm. CueQuote tworzy PDF, który wydrukujesz na każdej drukarce. Na częściowo zużytym arkuszu użyj „Zacznij od pozycji”, aby pominąć wykorzystane etykiety.
Wskazówka: Najpierw wydrukuj jedną stronę na zwykłym papierze i przyłóż ją do arkusza etykiet, aby sprawdzić dopasowanie.
Zarządzaj sztuką
Kliknij dowolną sztukę, aby otworzyć jej stronę: numer ewidencyjny, numer seryjny, dane zakupu, stan techniczny i status (Dostępna, W naprawie, Zagubiona lub Wycofana). Użyj „Oznacz jako uszkodzoną”, „Wyślij do naprawy” i „Wróciła z naprawy”, „Oznacz jako zagubioną” i „Oznacz jako odnalezioną” albo „Wycofaj”. Każda zmiana trafia do historii sztuki, z notatką, jeśli ją dodasz. W sekcji „Inne kody na tej sztuce” dodaj stare naklejki lub kody kreskowe producenta, które mają prowadzić do tej samej sztuki.
Wskazówka: Wycofanie jest trwałe: sztuka na zawsze opuszcza stan, a jej numer nigdy nie zostanie użyty ponownie. Historia zostaje.
Co się dzieje po zeskanowaniu etykiety
Etykietę można zeskanować aparatem dowolnego telefonu. Zalogowany członek Twojego zespołu trafia prosto do tej sztuki. Każdy inny widzi tylko nazwę Twojej firmy, numer ewidencyjny i sposób kontaktu: bez cen, klientów i zleceń. Jeśli zeskanowana zostanie sztuka oznaczona jako zagubiona, strona informuje, że zgłoszono jej zaginięcie, a Ty dostajesz powiadomienie. Telefon i e-mail pokazywane na tej stronie ustawisz w Ustawieniach, w sekcji Inwentarz; jeśli zostawisz je puste, użyte zostaną dane firmy.
Jak oferty rezerwują sprzęt
Oferta rezerwuje zawarty w niej śledzony sprzęt na cały okres rezerwacji: dni montażu przed datą wydarzenia, samo wydarzenie i dni demontażu po jego zakończeniu. Oferty o statusie Wysłano, Wyświetlono i Negocjacje rezerwują sprzęt wstępnie, a oferty o statusie Wygrana rezerwują go wiążąco. Szkice, pozycje oznaczone jako Opcjonalne i oferty bez daty wydarzenia niczego nie rezerwują. Liczą się tylko pozycje wybrane z katalogu: przy pozycji wpisanej ręcznie widać „Niepowiązane z inwentarzem”. Jeśli oferta ma kilka wersji, sprzęt rezerwuje tylko najnowsza wersja, która nie jest szkicem.
Wskazówka: Chcesz, żeby pozycja rezerwowała sprzęt? Wybierz ją z katalogu zamiast wpisywać ręcznie i ustaw w ofercie datę wydarzenia.
Odczytaj informację o brakach
W edytorze oferty przy pozycji, która potrzebuje więcej sztuk, niż jest wolnych, pojawia się informacja, na przykład „Brakuje 1 sztuki od 21 wrz do 23 wrz: 3 posiadane, 2 na potwierdzonych zleceniach”. Widać w niej, ilu sztuk brakuje, w które dni i dlaczego. Jeśli ten sam sprzęt jest też na innych ofertach, które wciąż są wstępne, informacja dopisuje „także na 2 ofertach wstępnych”. Nic nie jest blokowane: nadal możesz wysłać ofertę albo oznaczyć ją jako wygraną. Na liście Ofert znacznik „Brakuje na stanie” wyróżnia każdą ofertę, w której czegoś brakuje.
Wskazówka: Brak wykryty jeszcze podczas wyceny najłatwiej rozwiązać: masz czas, żeby podnająć sprzęt, zamienić go na inny albo zmienić ilości.
Sprawdzaj dostępność dzień po dniu
Inwentarz ma teraz dwie zakładki: Stan i Dostępność. Dostępność to siatka z wierszem dla każdej pozycji i kolumną dla każdego dnia, a każda liczba pokazuje, ile sztuk jest wolnych danego dnia. Wyświetl 2, 3 lub 4 tygodnie i przechodź dalej przyciskami Poprzedni tydzień, Następny tydzień i Ten tydzień. Dzisiejszy dzień jest wyróżniony. Czerwony dzień oznacza braki. Żółty dzień oznacza, że potwierdzone zlecenia jeszcze się mieszczą, ale oferty wstępne przekroczyłyby dostępny stan.
Zobacz, co zajmuje dany dzień
Kliknij dowolny dzień, aby zobaczyć, z czego wynika jego liczba: posiadane, w naprawie, zagubione, na potwierdzonych zleceniach, na ofertach wstępnych, niezwrócone ze zleceń i wolne. Poniżej są oferty, które rezerwują sprzęt tego dnia, każda z linkiem. Liczba wolnych sztuk może spaść poniżej zera, gdy stan jest przekroczony: widzisz wtedy dokładnie, ilu sztuk jeszcze brakuje.
Limity planów
Plan Free obejmuje 10 pozycji inwentarza, Starter 50, a Pro i wyższe bez limitu. Każda sztuka śledzona liczy się jako jedna pozycja, każda pozycja zbiorcza liczy się raz niezależnie od ilości, a wycofane sztuki się nie liczą.
Znajdź zlecenie w zakładce Zlecenia
Inwentarz ma trzy zakładki: Stan, Zlecenia i Dostępność. Zlecenia to lista wszystkich wygranych ofert ze śledzonym sprzętem, ułożona według dat, z jej stanem: Nierozpoczęte, Pakowanie, Wydane, Częściowo zwrócone, Zwrócone lub Po terminie. Zlecenia po terminie trafiają na górę niezależnie od daty, bo to nimi trzeba się zająć. Przełączaj się między Nadchodzącymi a Minionymi zleceniami. Otwórz zlecenie, aby zobaczyć jego listę pakowania, przyciski skanowania i Zakończ zwrot.
Wskazówka: Wygranej oferty bez daty wydarzenia nie da się jeszcze spakować. Uzupełnij datę na ofercie, a lista pakowania sama się wypełni.
Zeskanuj wydanie sprzętu
Otwórz zlecenie i kliknij „Skanuj wydanie”. Lista pakowania pokazuje, czego zlecenie potrzebuje, co jest już spakowane i co zostało do spakowania. Zeskanuj etykietę aparatem telefonu, użyj skanera kodów kreskowych na Bluetooth lub USB albo wpisz numer ewidencyjny i kliknij Dodaj. Przy pozycjach zbiorczych pojawia się pytanie o ilość. Sztuka wydana już na inne zlecenie zostanie odrzucona, a komunikat poda nazwę tamtego zlecenia, więc wiesz, gdzie szukać. Coś spoza listy tego zlecenia i tak zostanie przyjęte, z bursztynowym ostrzeżeniem, i zapisane jako pozycja dodatkowa: nic nigdy nie jest blokowane.
Wskazówka: Zostajesz teraz zalogowany przez cztery godziny rzeczywistej bezczynności, a czytanie PDF-a czy czekanie na odpowiedź aplikacji liczy się jako praca, więc długie pakowanie nie wyloguje Cię w trakcie skanowania.
Zeskanuj zwrot i zakończ go
Gdy sprzęt wraca, otwórz to samo zlecenie i kliknij „Skanuj zwrot”. Zaznacz „Oznacz skanowane przy zwrocie jako uszkodzone” i dopisz notatkę, aby od razu zapisać, co jest ze sztuką nie tak. Zeskanowałeś nie to? „Cofnij” odwraca skan, a z historii nigdy nic nie znika: ruch i jego cofnięcie zostają w rejestrze. Gdy bus jest pusty, kliknij „Zakończ zwrot”: zobaczysz wszystko, co wciąż jest na zewnątrz, i oznaczysz każdą sztukę jako pozostawioną na obiekcie albo zagubioną, z opcjonalną notatką.