Planowanie obsady technicznej
Zarządzaj listą ekipy technicznej — pracowników etatowych i freelancerów — przypisuj ich do wydarzeń, generuj karty przygotowania ekipy i przeglądaj kalendarz obsady.
Czego się nauczysz
- ✓Dodawanie członków ekipy technicznej z rolami, stawkami i dostępnością
- ✓Filtrowanie listy ekipy według specjalizacji, statusu zatrudnienia i dostępności
- ✓Przypisywanie ekipy do wydarzeń z określeniem ról i godzin pracy
- ✓Generowanie kart przygotowania ekipy z harmonogramem i listą sprzętu
- ✓Przeglądanie kalendarza dostępności ekipy w celu unikania konfliktów
- ✓Co widzi ekipa: godzina zbiórki, obiekt w mapach i dodanie do kalendarza
- ✓Sprzęt pogrupowany i pokolorowany, z opisami i wspólnym odhaczaniem
- ✓Karta ekipy w PDF i dlaczego odhaczenia i skany zostają dwiema liczbami
- ✓Edycja, podmiana i wypisanie z obsady oraz co zawiera karta członka ekipy
Dodaj członków ekipy
Przejdź do sekcji Ekipa z paska bocznego i kliknij „Dodaj członka ekipy". Uzupełnij imię i nazwisko, specjalizację (Technik dźwięku, Technik oświetlenia, Realizator wideo, Kierownik techniczny, Kierowca itd.), stawkę dzienną lub godzinową, dane kontaktowe oraz typ zatrudnienia (Etatowy lub Freelancer). Możesz też dodać notatki z certyfikatami lub specjalnymi umiejętnościami.
Wskazówka: Dodaj prywatny numer telefonu każdego technika — przyda się przy nagłych zmianach obsady tuż przed wydarzeniem.
Filtruj listę ekipy
Lista ekipy technicznej umożliwia filtrowanie według specjalizacji, statusu zatrudnienia (Etatowy/Freelancer) oraz dostępności w wybranym zakresie dat. Dzięki temu szybko znajdziesz odpowiednich techników bez ręcznego przeglądania całej listy. Każda karta pokazuje aktualny status dostępności danej osoby.
Przypisz ekipę do wydarzeń
W widoku wydarzenia przejdź do zakładki Ekipa i kliknij „Przypisz członków ekipy". Wybierz techników z listy dostępnych zasobów, określ rolę pełnioną na tym konkretnym wydarzeniu oraz zaplanowane godziny pracy. System sprawdza konflikty kalendarza w czasie rzeczywistym — jeśli technik jest już zajęty w danym terminie, zostaniesz o tym poinformowany.
Wskazówka: Wyznacz kierownika technicznego dla każdego wydarzenia — usprawni to komunikację na miejscu i ułatwi koordynację logistyki.
Generuj karty przygotowania ekipy
Po skompletowaniu obsady kliknij „Generuj kartę ekipy", aby pobrać PDF z harmonogramem dla całej ekipy technicznej. Dokument zawiera listę przypisanych techników z ich rolami, harmonogram zbiórek i przerw, listę sprzętu wymagającą załadunku, dane kontaktowe miejsca realizacji oraz instrukcje specjalne. Karty ekipy można wysyłać bezpośrednio e-mailem do każdego technika.
Przeglądaj kalendarz ekipy
Widok kalendarza ekipy technicznej prezentuje wszystkich członków na wspólnej osi czasu z zaznaczonymi ich przypisaniami. Pozwala to błyskawicznie zidentyfikować wolnych techników w danym terminie oraz ocenić obciążenie pracą całego zespołu. Widok jest przydatny przy planowaniu wielu równoległych wydarzeń i optymalizacji wykorzystania zasobów ludzkich.
Co widzi ekipa na swoim linku
Każda przypisana osoba dostaje własny link. Otwiera się od jej godziny zbiórki, adresu obiektu z przyciskiem otwierającym mapy oraz „Dodaj do kalendarza": prosto do Kalendarza Google albo jako plik dla Apple i Outlooka. Harmonogram jest podany prawdziwymi datami, na przykład „Montaż, pon. 12 paź", a nie numerami dni. Sprzęt jest pogrupowany na „Sprzęt do załadunku", „Druk i materiały zużywalne" oraz „Ludzie i usługi", pokolorowany według kategorii tak samo jak w edytorze oferty, a każdą pozycję można rozwinąć i przeczytać jej pełny opis. Nigdzie nie widać cen dla klienta.
Wspólne odhaczanie pakowania
Ekipa odhacza pozycje w miarę ładowania, a te odhaczenia są wspólne: każdy, kto ma link do tego zlecenia, widzi ten sam postęp, i widzi go też biuro na stronie zlecenia w Inwentarzu. Pracownicy etatowi nie są już proszeni o akceptowanie zlecenia, na które skierował ich pracodawca, więc ich link po prostu informuje, że są w obsadzie. Freelancerzy nadal potwierdzają lub odmawiają, a ich odpowiedź zapisuje się wraz z datą.
Pobierz kartę ekipy w PDF
Karta ekipy to jeden dokument do druku, do pobrania ze strony zlecenia w Inwentarzu, z karty przygotowania ekipy oraz z samego linku ekipy. Zawiera dane zbiórki, każdą pozycję z pełnym opisem, kto potwierdził i kiedy, oraz puste linie na podpisy przy przekazaniu. Odhaczenia ekipy i sumy ze skanera stoją obok siebie i nigdy nie są łączone w jedną liczbę: odhaczenie to to, co zaznaczyła ekipa, a skan to to, co fizycznie wyjechało z magazynu.
Wskazówka: Wydrukuj ją i zbierz podpisy przy przekazaniu. Każdy egzemplarz ma stempel z chwilą utworzenia, więc dwa wydruki tego samego zlecenia da się odróżnić.
Zmień rezerwację osoby
Edycja przypisania (rola, daty, godzina zbiórki, notatki, kto jest kierownikiem) zachowuje link tej osoby i jej potwierdzenie, a na jej linku pojawia się informacja, co i kiedy się zmieniło, żeby mogła to z Tobą sprawdzić. Podmiana osoby wystawia nowy link i unieważnia stary, więc link poprzednika przestaje działać. Wypisanie z obsady to jeden przycisk. Karta członka ekipy przechowuje teraz także umiejętności i certyfikaty z datami ważności, miasto zamieszkania, informację o prawie jazdy, rozmiar koszulki, kontakt na wypadek nagły i notatki.