Zapytaj wypożyczalnię AV, jak śledzi swój sprzęt, a uczciwa odpowiedź to często mieszanka: arkusz z numerami seryjnymi, aktualny w dniu ostatniej edycji, marker na taśmie gaffer i pamięć osoby, która pakuje busy. Działa to do chwili, gdy z realizacji wracają dwa identyczne odbiorniki bezprzewodowe i nikt nie wie, który z nich był w zeszłym miesiącu w naprawie, albo gdy DI box znajduje się w obiekcie kilka tygodni po evencie i nic na nim nie mówi, czyj jest.
CueQuote prowadzi teraz rejestr inwentarza. Każdy egzemplarz sprzętu, który zdecydujesz się śledzić, dostaje własny numer ewidencyjny i etykietę QR, a każda sztuka ma status i historię tego, co się z nią działo.
Etykiety QR z numerami ewidencyjnymi na sprzęt wypożyczalni AV, wydrukowane z rejestru inwentarza CueQuote
Pierwsza decyzja dotyczy tego, co zasługuje na własną etykietę. W CueQuote każda pozycja katalogu ma jedną z trzech opcji. Sztuki śledzone dostają po jednej etykiecie, co pasuje do wszystkiego, co chcesz śledzić egzemplarz po egzemplarzu: mikrofonów, nadajników, projektorów, głów ruchomych, serwerów mediów. Pozycje zbiorcze dostają jedną etykietę i ilość, co pasuje do rzeczy, które się liczy, a nie śledzi, jak wiązki kabli, obejmy czy obciążniki sceniczne. Ekipa, transport i usługi pozostają nieśledzone. Dobry test: czy kiedykolwiek zapytasz, która z tych rzeczy wróciła uszkodzona? Jeśli tak, śledź sztuki.
Konfiguracja to kreator w trzech krokach. Najpierw zaznaczasz posiadane pozycje katalogu i wybierasz prefiks numerów ewidencyjnych, więc sztuki mają numery w stylu INV-00001, chyba że wybierzesz własny prefiks. Potem podajesz, ile masz sztuk każdej śledzonej pozycji: wpisujesz liczbę albo wklejasz numery seryjne, jeden na wiersz, a CueQuote tworzy jedną sztukę na numer. Jeśli numery seryjne masz już w arkuszu, zaimportuj go jako CSV. Ostatni krok drukuje etykiety.
Gotowy, by tworzyć oferty w kilka minut?
CueQuote generuje profesjonalne oferty eventowe z pomocą AI. Zacznij za darmo, bez karty kredytowej.
Wypróbuj CueQuote za darmo →Etykiety powstają jako PDF na każdą drukarkę. Do wyboru są arkusze A4 z etykietami 70 × 37 mm, 48,5 × 25,4 mm i 99,1 × 38,1 mm, niestandardowa siatka A4, jeśli Twoje arkusze mają inny format, oraz rolki 62 × 29 mm i 50 × 25 mm. Na każdej etykiecie jest kod QR, nazwa firmy, nazwa sprzętu i czytelny numer ewidencyjny, więc etykieta przydaje się także komuś bez telefonu w ręku. Jeśli arkusz jest częściowo zużyty, wskaż CueQuote, od której pozycji zacząć. Przed drukiem na arkuszu etykiet wydrukuj jedną stronę na zwykłym papierze i przyłóż ją do arkusza, by sprawdzić dopasowanie.
Każda sztuka ma potem własną stronę: numer ewidencyjny, numer seryjny, dane zakupu, stan techniczny i status. Sztuka jest dostępna, w naprawie, zagubiona lub wycofana. Możesz oznaczyć ją jako uszkodzoną, wysłać do naprawy i przyjąć z powrotem, oznaczyć jako zagubioną, a potem odnalezioną, albo wycofać na stałe, a każda zmiana trafia do historii sztuki, z notatką, jeśli ją dodasz. Jeśli sztuka ma już starą naklejkę lub kod kreskowy producenta, dodaj ten kod do sztuki, aby prowadził do tego samego rekordu. Wycofane sztuki zachowują historię, a ich numery nigdy nie są używane ponownie.
To, co się dzieje po zeskanowaniu etykiety, zależy od tego, kto trzyma telefon. Członek Twojego zespołu trafia prosto do tej sztuki w CueQuote. Każdy inny widzi krótką stronę z nazwą Twojej firmy, numerem ewidencyjnym i sposobem kontaktu, bez cen, klientów i szczegółów zleceń. Jeśli sztuka została oznaczona jako zagubiona, strona informuje, że zgłoszono jej zaginięcie, a Ty dostajesz powiadomienie o skanie. Telefon i e-mail pokazywane na tej stronie ustawiasz w ustawieniach inwentarza, a domyślnie są to dane Twojej firmy.
Kilka praktycznych uwag. Naklejaj etykietę na sam sprzęt, a nie na skrzynię, chyba że skrzynia zawsze jeździ z tą samą zawartością. W przypadku pozycji zbiorczych oznacz pojemnik lub skrzynię, w której trzymasz daną ilość. I oznacz sprzęt, który już masz, zanim dodasz nowy, bo rejestr obejmujący połowę parku sprzętowego nie rozstrzygnie pytania o drugą połowę.
Inwentarz jest dostępny w każdym planie. Free obejmuje 10 pozycji inwentarza, Starter 50, a Pro i wyższe są bez limitu. Każda sztuka śledzona liczy się jako jedna pozycja, każda pozycja zbiorcza liczy się raz niezależnie od ilości, a wycofane sztuki się nie liczą. Czego rejestr jeszcze nie robi, to powiązania ze zleceniami: rezerwowanie sprzętu z oferty, kalendarz dostępności, listy pakowania oraz skanowanie wydania i zwrotu sprzętu na zleceniu są w przygotowaniu i nie ma ich dziś w aplikacji.