Créer des factures
Générez des factures professionnelles à partir de vos devis acceptés avec vos coordonnées de paiement et envoyez-les à vos clients.
Ce que vous apprendrez
- ✓Comment créer des factures à partir de devis
- ✓Configurer vos modes de paiement (banque, PayPal)
- ✓Envoyer des factures et suivre les paiements
- ✓Factures d'acompte vs factures complètes
- ✓Tarification des jours de montage et démontage
Ajoutez vos modes de paiement
Allez dans Paramètres → onglet Paiements. Cliquez sur « Ajouter un mode de paiement » et saisissez vos coordonnées bancaires (titulaire du compte, banque, IBAN, SWIFT) ou votre adresse PayPal. Ces informations apparaîtront sur chaque facture que vous envoyez. Vous pouvez ajouter plusieurs modes et en définir un par défaut.
Astuce : Ajoutez au moins un compte bancaire — la plupart des clients B2B préfèrent le virement bancaire pour les paiements de matériel AV.
Créez une facture à partir d'un devis
Ouvrez n'importe quel devis qui a été envoyé ou accepté. Cliquez sur le bouton « Créer une facture » dans l'en-tête. On vous demandera de choisir entre une facture d'acompte (basée sur votre pourcentage d'acompte) ou une facture complète (100 % du total). CueQuote copie tous les postes, les informations client et les prix depuis le devis.
Vérifiez et personnalisez la facture
L'éditeur de facture s'ouvre avec les données pré-remplies du devis. Vérifiez le numéro de facture (généré automatiquement en INV-0001, INV-0002...), la date d'émission, la date d'échéance et les postes. Vous pouvez modifier n'importe quel champ, ajouter ou supprimer des articles, et ajuster les quantités ou les prix.
Sélectionnez un mode de paiement
Choisissez dans le menu déroulant le mode de paiement à afficher sur la facture. Les coordonnées du mode sélectionné (IBAN, SWIFT, etc.) apparaîtront dans la section « Instructions de paiement » du PDF de la facture, accompagnées du numéro de facture comme référence.
Téléchargez le PDF de la facture
Cliquez sur le bouton de téléchargement pour générer un PDF de facture professionnel. Il comprend l'image de marque de votre entreprise, un en-tête « FACTURE » formel, le tableau des postes, les totaux avec TVA, les instructions de paiement avec vos coordonnées bancaires et un numéro de référence. Lorsqu'une facture est marquée comme payée, un filigrane vert « PAYÉ » apparaît.
Envoyez et suivez la facture
Cliquez sur « Envoyer » pour envoyer la facture par e-mail à votre client avec le PDF en pièce jointe. CueQuote ajoute automatiquement un message personnalisé adressé au nom de votre client. Le statut de la facture passe de Brouillon à Envoyé. Une fois le paiement reçu, cliquez sur « Marquer comme payé » pour l'enregistrer. Vous pouvez aussi enregistrer des paiements partiels.
Astuce : Ajoutez une note demandant aux clients d'indiquer le numéro de facture comme référence de paiement — cela facilite grandement le rapprochement.
Tarification des jours de montage et démontage
CueQuote distingue les jours d'événement des jours de montage (installation) et de démontage. Le matériel est facturé à un taux configurable pour les jours de montage/démontage — 0 % (gratuit), 50 % (demi-tarif) ou 100 % (plein tarif). La main-d'œuvre est toujours au plein tarif pour tous les jours. Définissez la valeur par défaut de votre entreprise dans Paramètres > Devis.
Astuce : En Pologne, 50 % du tarif matériel pour les jours de montage est la norme. Dans le Golfe et au MENA, c'est 100 %. Définissez votre valeur par défaut une fois pour toutes.
Émettre une pro forma quand il n'y a pas de devis
Une pro forma demande un paiement sans être une facture fiscale, ce qu'il vous faut pour un acompte sur un travail convenu par téléphone. Cliquez sur Nouvelle pro forma dans la page Factures et remplissez-la exactement comme une facture. Elle prend son propre numéro PI-, votre série INV- reste sans trou, elle refuse les paiements et n'est jamais transmise à KSeF. Quand le client confirme, Convertir en facture émet une vraie facture avec le numéro suivant de votre série et la date du jour, en gardant la pro forma liée.
Astuce : Convertissez à la confirmation, pas à l'envoi. Le fait générateur est l'accord du client, et convertir trop tôt attribue un numéro de votre série à un travail qui pourrait ne pas avoir lieu.
Choisir la devise de la facture
Chaque facture et proforma a sa propre devise, définie dans Détails. Elle part de la devise par défaut des Paramètres, mais vous pouvez en choisir une autre pour un document sans changer votre défaut, par exemple USD pour un client alors que votre comptabilité reste en EGP. Sur un brouillon, vous pouvez encore la changer : CueQuote affiche chaque ligne convertie au taux du jour et ne modifie rien avant votre confirmation. Une facture créée depuis un devis garde la devise du devis : modifiez plutôt le devis.
Astuce : Choisissez la devise avant d'ajouter des lignes. La changer ensuite convertit les prix au taux du jour, qui n'est peut-être pas le montant convenu avec le client.