Inventaire et étiquettes QR
Donnez à chaque équipement que vous possédez un numéro d'inventaire et une étiquette QR, avec un statut et un historique complet pour chaque unité. Voyez ensuite ce que vos devis réservent et ce qui est disponible chaque jour.
Ce que vous apprendrez
- ✓Choisir unités suivies ou lot pour chaque article du catalogue
- ✓Configurer l'inventaire : quantités, numéros de série collés ou import CSV
- ✓Imprimer des étiquettes QR sur feuilles A4 ou rouleaux
- ✓Réparation, perte et récupération, retrait d'une unité et son historique
- ✓Ce que voient les personnes qui scannent une étiquette, et la limite de votre offre
- ✓Comment les devis réservent votre matériel, provisoirement ou fermement
- ✓Lire une alerte de manque et le badge « Stock insuffisant »
- ✓Voir ce qui est disponible chaque jour dans l'onglet Disponibilité
- ✓Trouver une mission dans l'onglet Missions et lire son état
- ✓Scanner les sorties et les retours à la caméra, à la douchette ou au numéro d'inventaire
- ✓Marquer un retour endommagé, annuler un scan et terminer un retour
Choisir comment suivre chaque article
Ouvrez votre catalogue et modifiez un article que vous possédez. Dans Suivi de l'inventaire, choisissez « Unités suivies, une étiquette chacune » pour le matériel que vous voulez suivre pièce par pièce, comme les micros, projecteurs vidéo ou lyres : chaque unité reçoit son propre numéro d'inventaire et son étiquette QR. Choisissez « Lot, une étiquette et une quantité » pour ce que vous comptez sans le suivre, comme les câbles ou les colliers. L'équipe, le transport et les services restent non suivis.
Astuce : Suivez ce que vous aurez un jour besoin de retrouver. Si vous vous demanderiez laquelle est revenue abîmée, suivez les unités.
Lancer l'assistant de configuration
Ouvrez Inventaire dans la barre latérale et cliquez sur « Configurer l'inventaire ». Étape 1, « Que possédez-vous ? » : cochez les articles du catalogue que vous possédez et définissez le préfixe du numéro d'inventaire. Les numéros ressemblent à INV-00001, sauf si vous choisissez votre propre préfixe. Étape 2, « Combien de chaque ? » : saisissez une quantité pour chaque article suivi, ou collez des numéros de série, un par ligne, pour créer une unité par numéro. L'étape 3 imprime les étiquettes.
Astuce : Le préfixe ne s'applique qu'aux nouvelles unités : fixez-le avant de créer les premières.
Ajouter des unités plus tard, ou importer un tableur
Cliquez sur « Ajouter des unités » dans la page Inventaire, choisissez l'équipement et indiquez une quantité ou collez des numéros de série. Pour reprendre une liste existante, utilisez « Importer depuis un tableur (CSV) » avec les colonnes equipment, serial, purchase_date (AAAA-MM-JJ), purchase_price et code. L'équipement doit correspondre à un article du catalogue réglé sur unités suivies ; les lignes sans correspondance sont ignorées et listées pour que vous puissiez les corriger.
Imprimer les étiquettes QR
Cliquez sur « Imprimer les étiquettes » et choisissez un format : feuilles A4 de 70 × 37 mm (24 par feuille), 48,5 × 25,4 mm (40 par feuille) ou 99,1 × 38,1 mm (14 par feuille), une feuille A4 personnalisée où vous indiquez la taille, les colonnes, les lignes et les espacements, ou un rouleau de 62 × 29 mm ou 50 × 25 mm. CueQuote crée un PDF imprimable sur n'importe quelle imprimante. Sur une feuille entamée, utilisez « Commencer à la position » pour sauter les étiquettes déjà utilisées.
Astuce : Imprimez d'abord une page sur du papier ordinaire et posez-la sur votre feuille d'étiquettes pour vérifier l'alignement.
Gérer une unité
Cliquez sur une unité pour ouvrir sa page : numéro d'inventaire, numéro de série, données d'achat, état et statut (Disponible, En réparation, Perdu ou Retiré). Utilisez « Marquer comme endommagée », « Envoyer en réparation » et « Retour de réparation », « Marquer comme perdue » et « Marquer comme retrouvée », ou « Retirer ». Chaque changement s'ajoute à l'historique de l'unité, avec une note si vous en écrivez une. Dans « Autres codes sur cette unité », ajoutez les anciens autocollants ou codes-barres fabricant qui doivent retrouver la même unité.
Astuce : Le retrait est définitif : l'unité quitte votre stock et son numéro d'inventaire n'est jamais réutilisé. Son historique est conservé.
Ce qui se passe quand on scanne une étiquette
Une étiquette se scanne avec l'appareil photo de n'importe quel téléphone. Un membre connecté de votre équipe arrive directement sur l'unité. Toute autre personne ne voit que le nom de votre société, le numéro d'inventaire et comment vous contacter : ni prix, ni clients, ni missions. Si une unité marquée perdue est scannée, la page indique qu'elle a été signalée manquante et vous êtes alerté. Le téléphone et l'e-mail affichés se règlent dans Paramètres, Inventaire ; laissés vides, ce sont ceux de votre société.
Comment les devis réservent le matériel
Un devis réserve le matériel suivi qu'il contient pendant sa période de réservation : les jours de montage avant la date de l'événement, l'événement lui-même et les jours de démontage qui suivent. Les devis Envoyé, Consulté et En négociation le réservent provisoirement, et les devis gagnés le réservent fermement. Les brouillons, les lignes marquées Facultatif et les devis sans date d'événement ne réservent rien. Seules les lignes choisies dans le catalogue comptent : une ligne saisie à la main affiche « Non lié à l'inventaire ». Quand un devis a plusieurs versions, seule la plus récente qui n'est pas un brouillon réserve du stock.
Astuce : Vous voulez qu'une ligne réserve du stock ? Choisissez-la dans le catalogue plutôt que de la saisir, et renseignez la date de l'événement.
Lire une alerte de manque
Dans l'éditeur de devis, une ligne qui demande plus que ce qui est disponible affiche une alerte comme « 1 manquant du 21 sept. au 23 sept. : 3 possédés, 2 sur des missions confirmées ». Elle indique combien il en manque, quels jours et pourquoi. Si d'autres devis encore provisoires demandent le même matériel, l'alerte ajoute « aussi sur 2 devis provisoires ». Rien n'est jamais bloqué : vous pouvez toujours envoyer le devis ou le marquer gagné. Dans la liste des devis, le badge « Stock insuffisant » signale chaque devis où il manque du matériel.
Astuce : Un manque repéré pendant le chiffrage est le plus simple à régler : vous avez encore le temps de sous-louer, de remplacer du matériel ou d'ajuster les quantités.
Vérifier la disponibilité jour par jour
L'Inventaire a désormais deux onglets : Stock et Disponibilité. Disponibilité est une grille avec une ligne par article et une colonne par jour, où chaque nombre indique combien d'unités sont disponibles ce jour-là. Affichez 2, 3 ou 4 semaines et naviguez avec Semaine précédente, Semaine suivante et Cette semaine. Le jour même est mis en évidence. Un jour en rouge signale un manque. Un jour en jaune signifie que vos missions confirmées passent encore, mais que les devis provisoires entraîneraient une surréservation.
Voir ce qui occupe une journée
Cliquez sur un jour pour voir le détail de son chiffre : possédés, en réparation, perdus, sur des missions confirmées, sur des devis provisoires, non revenus de mission et disponibles. En dessous figurent les devis qui retiennent le matériel ce jour-là, chacun avec un lien. Le chiffre disponible peut passer sous zéro en cas de surréservation : vous voyez alors exactement combien d'unités il vous reste à trouver.
Limites des offres
L'offre Free comprend 10 articles d'inventaire, Starter 50, et Pro et au-delà sont illimités. Chaque unité suivie compte pour un article, chaque lot compte une fois quelle que soit sa quantité, et les unités retirées ne comptent pas.
Trouver une mission dans l'onglet Missions
Inventaire comporte trois onglets : Stock, Missions et Disponibilité. Missions liste par date chaque devis gagné contenant du matériel suivi, avec son état : Pas commencé, Chargement, Sorti, Partiellement rentré, Rentré ou En retard. Les missions en retard passent en tête quelle que soit leur date, parce que ce sont celles dont il faut s'occuper. Basculez entre Missions à venir et Missions passées. Ouvrez une mission pour voir sa liste de chargement, les boutons de scan et Terminer le retour.
Astuce : Un devis gagné sans date d'événement ne peut pas encore être chargé. Renseignez la date sur le devis et sa liste de chargement se remplit.
Scanner la sortie du matériel
Ouvrez une mission et cliquez sur « Scanner la sortie ». La liste de chargement indique ce dont la mission a besoin, ce qui est chargé et ce qui reste à charger. Scannez une étiquette avec l'appareil photo du téléphone, visez-la avec une douchette Bluetooth ou USB, ou tapez le numéro d'inventaire et cliquez sur Ajouter. Les articles en vrac demandent la quantité. Une unité déjà sortie sur une autre mission est refusée, et le message nomme cette mission pour que vous sachiez où chercher. Ce qui ne figure pas sur la liste de cette mission est quand même accepté, avec un avertissement orange, et enregistré comme extra : rien n'est jamais bloqué.
Astuce : Vous restez désormais connecté pendant quatre heures d'inactivité réelle, et lire un PDF ou attendre une réponse de l'application compte comme une utilisation : un long chargement ne vous déconnecte plus en plein scan.
Scanner le retour, puis le terminer
Quand le matériel rentre, ouvrez la même mission et cliquez sur « Scanner le retour ». Cochez « Marquer comme endommagé ce que je scanne au retour » et ajoutez une note pour consigner ce qui ne va pas sur une unité dès son arrivée. Mauvais scan ? « Annuler » l'inverse, et rien ne disparaît jamais de l'historique : le mouvement et son annulation y restent tous les deux. Quand le camion est vide, cliquez sur « Terminer le retour » : la liste de tout ce qui est encore sorti s'affiche et vous marquez chaque pièce comme restée sur place ou perdue, avec une note facultative.