Demandez à un loueur audiovisuel comment il suit son matériel, et la réponse honnête est souvent un mélange : un tableur de numéros de série exact le jour de sa dernière mise à jour, du feutre sur du gaffer et la mémoire de la personne qui charge les camions. Cela fonctionne jusqu'au jour où deux récepteurs HF identiques reviennent d'un spectacle et que personne ne sait lequel était en réparation le mois dernier, ou qu'une DI réapparaît dans une salle des semaines après l'événement sans rien indiquant à qui elle appartient.
CueQuote tient désormais un registre d'inventaire. Chaque équipement que vous choisissez de suivre reçoit son propre numéro d'inventaire et une étiquette QR, et chaque unité garde un statut et l'historique de ce qui lui est arrivé.
Étiquettes QR avec numéros d'inventaire pour le matériel d'un loueur AV, imprimées depuis le registre d'inventaire de CueQuote
La première décision porte sur ce qui mérite sa propre étiquette. Dans CueQuote, chaque article du catalogue a l'un de trois réglages. Les unités suivies reçoivent une étiquette chacune, ce qui convient à tout ce que vous voulez suivre pièce par pièce : micros, émetteurs de poche, projecteurs vidéo, lyres, serveurs média. Les lots reçoivent une étiquette et une quantité, ce qui convient à ce que l'on compte sans le suivre, comme les multipaires, les colliers ou les lests de scène. L'équipe, le transport et les services restent non suivis. Un bon test : vous demanderiez-vous un jour laquelle de ces pièces est revenue abîmée ? Si oui, suivez les unités.
La configuration se fait dans un assistant en trois étapes. Vous cochez d'abord les articles du catalogue que vous possédez et choisissez un préfixe pour vos numéros d'inventaire, les unités étant numérotées comme INV-00001 si vous ne choisissez pas le vôtre. Puis vous indiquez combien vous avez de chaque article suivi : une quantité, ou des numéros de série collés un par ligne, et CueQuote crée une unité par numéro. Si vos numéros de série sont déjà dans un tableur, importez-le en CSV. La dernière étape imprime les étiquettes.
Prêt à créer des devis en quelques minutes ?
CueQuote génère des devis événementiels professionnels avec l'IA. Commencez gratuitement, sans carte bancaire.
Essayer CueQuote gratuitement →Les étiquettes sortent en PDF pour n'importe quelle imprimante. Il existe des feuilles A4 d'étiquettes de 70 × 37 mm, 48,5 × 25,4 mm et 99,1 × 38,1 mm, une grille A4 personnalisée si vos feuilles ont un autre format, et des rouleaux de 62 × 29 mm et 50 × 25 mm. Chaque étiquette porte le code QR, le nom de votre société, le nom de l'équipement et le numéro d'inventaire en clair, pour rester utile à quelqu'un qui n'a pas de téléphone en main. Si une feuille est entamée, indiquez à CueQuote la position de départ. Avant d'imprimer sur le support d'étiquettes, imprimez une page sur du papier ordinaire et posez-la sur la feuille pour vérifier l'alignement.
Chaque unité a ensuite sa propre page : numéro d'inventaire, numéro de série, données d'achat, état et statut. Une unité est disponible, en réparation, perdue ou retirée. Vous pouvez la marquer endommagée, l'envoyer en réparation et la récupérer, la marquer perdue puis retrouvée, ou la retirer définitivement, et chaque changement rejoint l'historique de l'unité, avec une note si vous en ajoutez une. Si une unité porte déjà un ancien autocollant ou un code-barres fabricant, ajoutez ce code à l'unité pour qu'il mène à la même fiche. Les unités retirées gardent leur historique et leurs numéros ne sont jamais réutilisés.
Ce qui se passe au scan d'une étiquette dépend de qui tient le téléphone. Un membre de votre équipe arrive directement sur l'unité dans CueQuote. Toute autre personne voit une courte page avec le nom de votre société, le numéro d'inventaire et comment vous contacter, sans prix, clients ni détails de mission. Si l'unité a été marquée perdue, la page indique qu'elle a été signalée manquante, et vous êtes alerté du scan. Le téléphone et l'e-mail affichés se règlent dans les paramètres d'inventaire et reprennent par défaut ceux de votre société.
Quelques conseils pratiques. Collez l'étiquette sur l'équipement lui-même plutôt que sur son flight case, sauf si le flight voyage toujours avec le même contenu. Pour les lots, étiquetez le bac ou la caisse qui contient la quantité. Et étiquetez le matériel que vous possédez déjà avant d'en ajouter, car un registre qui couvre la moitié du parc ne peut pas trancher une question sur l'autre moitié.
L'inventaire est disponible dans toutes les offres. Free couvre 10 articles d'inventaire, Starter 50, et Pro et au-delà sont illimités. Chaque unité suivie compte pour un article, chaque lot compte une fois quelle que soit sa quantité, et les unités retirées ne comptent pas. Ce que le registre ne fait pas encore, c'est se relier à vos missions : la réservation de matériel depuis un devis, un calendrier de disponibilité, les listes de colisage et le scan de sortie et de retour sur une mission arrivent, et ne sont pas dans l'application aujourd'hui.