Chaque année, des milliers de personnes reçoivent une mission pour laquelle elles n'étaient pas préparées : 'organisez-nous un événement d'entreprise.' Cela tombe sur des assistantes de direction, des responsables marketing, des RH — des gens excellents dans leur domaine mais qui n'ont jamais planifié un événement pour 100+ personnes. Ce guide est pour eux.
Étape 1 : Recueillir le brief. Avant de réserver quoi que ce soit, obtenez des réponses à 8 questions : Quel est l'objectif ? Combien de participants ? Quand ? Où ? Quel budget ? Qui est le public cible ? Y a-t-il des VIP qui nécessitent une attention particulière ? L'événement est-il récurrent ou ponctuel ? Consignez les réponses dans un document et obtenez une validation écrite.
Étape 2 : Construire le rétroplanning. À rebours depuis la date : J-8 semaines — réserver le lieu et le traiteur. J-6 — choisir le prestataire AV. J-4 — envoyer les invitations. J-2 semaines — confirmer les effectifs. J-1 semaine — répétition technique. La veille — montage et filage. Le lendemain — démontage, questionnaires, rapport.
Étape 3 : Choisir et réserver le lieu. Critères : accessibilité en transports, capacité (prévoir 110 % du nombre confirmé), équipement technique (qu'est-ce qui est inclus ?), options traiteur, parking et accessibilité PMR. Visitez en personne — les photos de sites web mentent.
Étape 4 : Organiser la technique AV. Même la conférence la plus simple a besoin : d'une sonorisation, d'un micro HF, d'un vidéoprojecteur avec écran, d'un éclairage de scène basique. Décrivez votre événement au prestataire : '150 personnes en salle hôtel, 4 intervenants avec PowerPoint, table ronde, court film institutionnel.' Demandez 2–3 devis et comparez le périmètre, pas seulement le prix.
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Essayer CueQuote gratuitement →Étape 5 : Gérer le traiteur. Règle d'or : mieux vaut trop que pas assez. Commandez pour 105 % des participants confirmés. Incluez toujours des options végétariennes et sans gluten. Le buffet est plus efficace que le servi (45 min vs 90 min).
Étape 6 : Préparer la communication. Envoyez les invitations 4 semaines avant. Un rappel une semaine avant. Une dernière confirmation 2 jours avant avec les informations logistiques. Sur place : roll-ups avec l'agenda, badges nominatifs, plan de salle.
Étape 7 : Jour J. Soyez sur place au moins 2 heures avant l'ouverture des portes. Vérifiez : son, projection, traiteur, climatisation, toilettes, vestiaire, enregistrement. Ayez sur vous : liste des contacts prestataires, conducteur imprimé, piles de rechange pour micros, rallonge, scotch gaffer.
Étape 8 : Après l'événement. Questionnaire de satisfaction dans les 24 heures — 5 questions suffisent. Rapport post-événement : budget réel vs. prévisionnel, photos, résultats du questionnaire, recommandations. Ce rapport est votre capital professionnel.
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