Rechnungen erstellen
Erstellen Sie professionelle Rechnungen aus Ihren angenommenen Angeboten mit Ihren Zahlungsdetails und versenden Sie sie an Kunden.
Was Sie lernen werden
- ✓Wie Sie Rechnungen aus Angeboten erstellen
- ✓Einrichtung Ihrer Zahlungsmethoden (Bank, PayPal)
- ✓Rechnungen versenden und Zahlungen nachverfolgen
- ✓Anzahlungs- vs. Gesamtrechnungen
- ✓Auf-/Abbautage-Preisgestaltung
Zahlungsmethoden hinzufügen
Gehen Sie zu Einstellungen → Tab Zahlungen. Klicken Sie auf „Zahlungsmethode hinzufügen" und geben Sie Ihre Bankdaten ein (Kontoinhaber, Bank, IBAN, SWIFT) oder Ihre PayPal-E-Mail. Diese Angaben erscheinen auf jeder Rechnung, die Sie versenden. Sie können mehrere Methoden hinzufügen und eine als Standard festlegen.
Profi-Tipp: Fügen Sie mindestens ein Bankkonto hinzu — die meisten B2B-Kunden bevorzugen Banküberweisung für AV-Equipment-Zahlungen.
Rechnung aus einem Angebot erstellen
Öffnen Sie ein beliebiges Angebot, das gesendet oder angenommen wurde. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen" in der Kopfzeile. Sie werden gefragt, ob eine Anzahlungsrechnung (basierend auf Ihrem Anzahlungsprozentsatz) oder eine Gesamtrechnung (100 % der Summe) erstellt werden soll. CueQuote übernimmt alle Positionen, Kundendaten und Preise aus dem Angebot.
Rechnung prüfen und anpassen
Der Rechnungseditor öffnet sich mit vorausgefüllten Daten aus dem Angebot. Prüfen Sie die Rechnungsnummer (automatisch generiert als INV-0001, INV-0002...), Ausstellungsdatum, Fälligkeitsdatum und Positionen. Sie können jedes Feld bearbeiten, Artikel hinzufügen oder entfernen sowie Mengen oder Preise anpassen.
Zahlungsmethode auswählen
Wählen Sie im Dropdown aus, welche Zahlungsmethode auf der Rechnung angezeigt werden soll. Die Details der gewählten Methode (IBAN, SWIFT usw.) erscheinen im Abschnitt „Zahlungshinweise" des Rechnungs-PDFs zusammen mit der Rechnungsnummer als Referenz.
Rechnungs-PDF herunterladen
Klicken Sie auf die Download-Schaltfläche, um ein professionelles Rechnungs-PDF zu erstellen. Es enthält Ihr Unternehmens-Branding, eine formelle „RECHNUNG"-Kopfzeile, Positionstabelle, Summen mit MwSt., Zahlungshinweise mit Ihren Bankdaten und eine Referenznummer. Wenn eine Rechnung als bezahlt markiert ist, erscheint ein grünes „BEZAHLT"-Wasserzeichen.
Rechnung senden und nachverfolgen
Klicken Sie auf „Senden", um die Rechnung per E-Mail an Ihren Kunden zu versenden — mit dem PDF im Anhang. CueQuote ergänzt automatisch eine personalisierte Begrüßung mit dem Namen Ihres Kunden. Der Rechnungsstatus wechselt von Entwurf auf Gesendet. Sobald Sie die Zahlung erhalten, klicken Sie auf „Als bezahlt markieren", um sie zu erfassen. Sie können auch Teilzahlungen erfassen.
Profi-Tipp: Bitten Sie Ihre Kunden in einer Notiz, die Rechnungsnummer als Zahlungsreferenz anzugeben — das erleichtert den Abgleich erheblich.
Auf-/Abbautage-Preisgestaltung
CueQuote unterscheidet zwischen Eventtagen und Aufbau- (Installation) sowie Abbautagen (Demontage). Equipment wird an Auf-/Abbautagen zu einem konfigurierbaren Satz berechnet — 0 % (kostenlos), 50 % (halber Tarif) oder 100 % (voller Tarif). Personal wird immer zum vollen Tagessatz für alle Tage berechnet. Ihren Unternehmensstandard legen Sie unter Einstellungen > Angebote fest.
Profi-Tipp: In Polen sind 50 % Equipment-Satz an Aufbautagen üblich. Im Golf und MENA-Raum sind 100 % typisch. Legen Sie Ihren Standard einmal fest und vergessen Sie es.
Eine Proforma erstellen, wenn es kein Angebot gibt
Eine Proforma fordert Zahlung, ohne eine Steuerrechnung zu sein, genau das Richtige für eine Anzahlung auf telefonisch vereinbarte Arbeit. Klicken Sie auf der Rechnungsseite auf Neue Proforma und füllen Sie sie aus wie eine Rechnung. Sie erhält eine eigene PI-Nummer, damit Ihre INV-Serie lückenlos bleibt, sie verweigert Zahlungen und wird nie an KSeF übermittelt. Bestätigt der Kunde, erstellt In Rechnung umwandeln eine echte Rechnung mit der nächsten Nummer Ihrer Serie und dem heutigen Datum und hält die Proforma damit verknüpft.
Profi-Tipp: Wandeln Sie bei der Bestätigung um, nicht beim Versand. Der Steuerzeitpunkt ist die Zusage des Kunden, und ein zu frühes Umwandeln vergibt eine Nummer für Arbeit, die vielleicht nicht stattfindet.
Rechnungswährung wählen
Jede Rechnung und Proforma hat eine eigene Währung, festgelegt unter Details. Sie beginnt mit der Standardwährung aus den Einstellungen, aber Sie können für ein Dokument eine andere wählen, ohne Ihren Standard zu ändern, etwa USD für einen Kunden, während Ihre Buchhaltung in EGP bleibt. Im Entwurf können Sie sie noch ändern: CueQuote zeigt jede Position zum heutigen Kurs umgerechnet und ändert nichts, bevor Sie bestätigen. Eine aus einem Angebot erstellte Rechnung behält dessen Währung, ändern Sie also das Angebot.
Profi-Tipp: Wählen Sie die Währung, bevor Sie Positionen hinzufügen. Eine spätere Änderung rechnet die Preise zum heutigen Kurs um, was nicht der mit dem Kunden vereinbarte Betrag sein muss.