Zahlungen & Rechnungskorrekturen
Teilzahlungen erfassen, Zahlungsverlauf verfolgen, Korrekturrechnungen ausstellen und Rechnungsstatus verwalten.
Was Sie lernen werden
- ✓Voll- und Teilzahlungen auf Rechnungen erfassen
- ✓Zahlungsverlauf einsehen und Bezahlt-Status zurücksetzen
- ✓Korrekturrechnungen mit Vorher/Nachher-Nachverfolgung ausstellen
- ✓Rechnungsstatus manuell ändern
Zahlung erfassen
Öffnen Sie eine beliebige Rechnung und sehen Sie sich die Zusammenfassungs-Seitenleiste rechts an. Unter „Offener Betrag" klicken Sie auf die grüne Schaltfläche „Zahlung erfassen". Geben Sie den erhaltenen Betrag ein, wählen Sie das Datum, eine Zahlungsmethode (Überweisung, Bargeld, Karte, Scheck oder Sonstige) und optional eine Referenznummer. Klicken Sie auf „Zahlung speichern" — die Rechnung wird automatisch auf „Teilweise" gesetzt, wenn der Betrag unter dem Gesamtbetrag liegt, oder auf „Bezahlt", wenn vollständig beglichen.
Profi-Tipp: Sie können mehrere Teilzahlungen über die Zeit erfassen. Jede wird separat im Zahlungsverlauf unterhalb der Notizen nachverfolgt.
Zahlungsverlauf einsehen
Scrollen Sie unter den Notizbereich, um die Zahlungsverlauf-Karte zu sehen. Jede erfasste Zahlung zeigt den Betrag, das Datum, ein Zahlungsmethoden-Badge und Referenznotizen. Die Summe aller Zahlungen wird unten angezeigt. Sie können einzelne Zahlungseinträge löschen, falls diese fehlerhaft eingegeben wurden — klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben der jeweiligen Zahlung.
Bezahlte Rechnung zurücksetzen
Wenn Sie eine Rechnung versehentlich als bezahlt markiert haben, sehen Sie in der Zusammenfassungs-Seitenleiste unter dem grünen „Bezahlt"-Badge den Link „Rückgängig — als unbezahlt markieren". Klicken Sie darauf und bestätigen Sie. Die Rechnung wird auf den korrekten Status basierend auf den tatsächlich erfassten Zahlungen zurückgesetzt: „Teilweise" bei vorhandenen Zahlungen, „Gesendet" bei vorherigem Versand oder andernfalls „Entwurf".
Rechnungsstatus ändern
Klicken Sie auf das farbige Status-Badge neben der Rechnungsnummer (z. B. „Entwurf", „Gesendet"). Ein Dropdown erscheint mit allen verfügbaren Status: Entwurf, Gesendet, Angesehen, Teilweise, Bezahlt, Überfällig und Storniert. Wählen Sie den neuen Status — er wird sofort gespeichert. Bei Wechsel zu „Gesendet" wird der Versandzeitstempel automatisch erfasst.
Profi-Tipp: Nutzen Sie dies, um Rechnungen manuell als „Überfällig" zu markieren oder einen Status bei Bedarf zurückzusetzen.
Korrekturrechnung ausstellen
Für Rechnungen, die bereits gesendet oder bezahlt wurden und Korrekturen benötigen, klicken Sie auf das Korrektursymbol (kreisförmiger Pfeil) in der Kopfzeilen-Toolbar. Bestätigen Sie die Aktion — eine neue Korrekturrechnung wird mit dem Suffix „/COR" erstellt (z. B. INV-0006/COR). Alle Positionen werden vom Original kopiert, wobei die ursprünglichen Werte als Snapshot gespeichert werden.
Korrektur bearbeiten
Bearbeiten Sie auf der Korrekturrechnung die zu korrigierenden Positionen — ändern Sie Mengen, Preise oder fügen Sie Positionen hinzu/entfernen Sie diese. Geänderte Positionen zeigen automatisch den ursprünglichen Betrag durchgestrichen neben dem neuen Betrag an, sodass der Kunde genau sehen kann, was sich geändert hat. Füllen Sie das Feld „Korrekturgrund" aus, um zu erläutern, warum die Rechnung angepasst wurde (z. B. „Preisanpassung gemäß Kundenvereinbarung"). Senden Sie die Korrekturrechnung an den Kunden.
Profi-Tipp: Die Originalrechnung bleibt unverändert mit einem Banner, das auf die Korrektur verweist. Die Korrekturrechnung hat ein Banner, das zurück zum Original verlinkt — vollständiger Prüfpfad.