المدفوعات وتصحيحات الفواتير
سجّل الدفعات الجزئية، وتابع سجل المدفوعات، وأصدر فواتير تصحيحية، وأدِر حالة الفواتير.
ما ستتعلمه
- ✓تسجيل الدفعات الكاملة والجزئية على الفواتير
- ✓عرض سجل المدفوعات والتراجع عن حالة "مدفوعة"
- ✓إصدار فواتير تصحيحية مع تتبّع القيم قبل وبعد التعديل
- ✓تغيير حالة الفاتورة يدوياً
تسجيل دفعة
افتح أي فاتورة وانظر إلى شريط الملخص الجانبي على اليمين. أسفل "المبلغ المستحق"، انقر على زر "تسجيل دفعة" الأخضر. أدخل المبلغ المُستلَم، واختر التاريخ، وحدّد طريقة الدفع (تحويل بنكي، نقدي، بطاقة، شيك، أو أخرى)، وأضف رقم مرجعي اختيارياً. انقر على "حفظ الدفعة" — تتحدّث حالة الفاتورة تلقائياً إلى "جزئية" إذا كان المبلغ أقل من الإجمالي، أو "مدفوعة" إذا غطّى كامل المبلغ.
نصيحة احترافية: يمكنك تسجيل عدة دفعات جزئية على مدار الوقت. يتم تتبّع كل دفعة على حدة في قسم سجل المدفوعات أسفل الملاحظات.
عرض سجل المدفوعات
مرّر لأسفل بعد قسم الملاحظات لرؤية بطاقة سجل المدفوعات. تعرض كل دفعة مسجّلة المبلغ والتاريخ وشارة طريقة الدفع والملاحظات المرجعية. يظهر إجمالي جميع الدفعات في الأسفل. يمكنك حذف أي سجل دفع أُدخل بالخطأ — انقر على أيقونة سلة المهملات بجانب الدفعة.
التراجع عن فاتورة مدفوعة
إذا حدّدت فاتورة كمدفوعة عن طريق الخطأ، انظر إلى شريط الملخص الجانبي — أسفل شارة "مدفوعة" الخضراء، ستجد رابط "تراجع — تحديد كغير مدفوعة". انقر عليه وأكّد. ستعود الفاتورة إلى حالتها الصحيحة بناءً على الدفعات الفعلية المسجّلة: "جزئية" إذا وُجدت دفعات، أو "مُرسَلة" إذا كانت مُرسَلة سابقاً، أو "مسودة" في غير ذلك.
تغيير حالة الفاتورة
انقر على شارة الحالة الملوّنة بجانب رقم الفاتورة (مثل "مسودة"، "مُرسَلة"). تظهر قائمة منسدلة بجميع الحالات المتاحة: مسودة، مُرسَلة، مُعاينة، جزئية، مدفوعة، متأخرة، وملغاة. اختر الحالة الجديدة — يتم الحفظ فوراً. عند التغيير إلى "مُرسَلة"، يُسجَّل تاريخ الإرسال تلقائياً.
نصيحة احترافية: استخدم هذا لتحديد الفواتير يدوياً كـ"متأخرة" أو للتراجع عن حالة عند الحاجة.
إصدار فاتورة تصحيحية
للفواتير التي أُرسلت أو دُفعت وتحتاج إلى تصحيح، انقر على أيقونة التصحيح (السهم الدائري) في شريط الأدوات العلوي. أكّد العملية — يتم إنشاء فاتورة تصحيحية جديدة بلاحقة "/COR" (مثلاً INV-0006/COR). تُنسخ جميع البنود من الفاتورة الأصلية مع حفظ القيم الأصلية كنسخة مرجعية.
تعديل الفاتورة التصحيحية
في الفاتورة التصحيحية، عدّل البنود التي تحتاج إلى تصحيح — غيّر الكميات أو الأسعار أو أضف/احذف بنوداً. تعرض البنود المعدّلة تلقائياً الإجمالي الأصلي بخط يتوسطه مع الإجمالي الجديد، ليرى العميل ما تغيّر بالضبط. املأ حقل "سبب التصحيح" لتوضيح سبب التعديل (مثلاً: "تعديل السعر وفقاً لاتفاق العميل"). أرسل الفاتورة التصحيحية للعميل.
نصيحة احترافية: تبقى الفاتورة الأصلية كما هي مع شريط يربط بالتصحيح. والفاتورة التصحيحية تحتوي شريطاً يربط بالأصلية — مسار تدقيق كامل.