أضف ثقلا قانونيا لقبول العروض بتوقيعات مرسومة وطوابع زمنية وتأكيد الشروط. لا مزيد من نزاعات "لم أوافق على ذلك أبدا".
أبسط شكل لقبول العرض هو زر مكتوب عليه "قبول". ينقر العميل عليه وتحصل على إشعار. إنه يعمل — لكنه لا يوفر أي حماية قانونية تقريبا عند نشوء نزاع. العميل الذي نقر على زر يمكنه لاحقا الادعاء بأنه لم يقرأ الشروط، أو لم يفهم التسعير، أو لم يدرك أنه يدخل في اتفاقية ملزمة. في صناعة AV حيث تتضمن المشاريع بشكل روتيني إيجارات معدات بخمسة أرقام والتزامات طاقم محجوزة قبل أسابيع من الحدث، آلية قبول عرضية هي مخاطرة تجارية لا تحتاج لتحملها. تصبح المشكلة حادة بشكل خاص عندما يلغي عميل قبل أسبوع من الحدث ويعترض على شروط الإلغاء، أو عندما تتجاوز الفاتورة النهائية توقعات العميل لأنه لم يقرأ النطاق بعناية. النقرة البسيطة تتركك بطابع زمني ولا شيء آخر — لا دليل على أن العميل راجع الشروط أو أقر بالمجموع أو كان ينوي الالتزام.
ميزة التوقيع الإلكتروني في CueQuote تعالج هذا بتطلب ثلاثة إجراءات متعمدة قبل قبول العرض. أولا، يجب على العميل تحديد مربع يؤكد أنه قرأ ويوافق على الشروط والأحكام المرفقة بالعرض. ثانيا، يكتب اسمه الكامل في حقل نصي، مما ينشئ سجل اسم مكتوب. ثالثا، يرسم توقيعه على لوحة باستخدام الماوس أو إصبعه على شاشة اللمس. فقط بعد إكمال الخطوات الثلاث يمكنه إرسال القبول. عملية التأكيد الثلاثية هذه تحول القبول من نقرة عرضية إلى فعل متعمد يعكس نية التوقيع التقليدي بالحبر. العملية بأكملها تستغرق من العميل حوالي ثلاثين ثانية، لكن الثقل القانوني الذي تضيفه للقبول كبير. كل قبول يُسجل مع عنوان IP العميل ومعلومات المتصفح وطابع زمني دقيق، مما ينشئ مسار تدقيق شامل يصمد إذا تم التشكيك في الاتفاقية.
من الناحية القانونية، يتوافق نهج CueQuote في التوقيع الإلكتروني مع متطلبات لائحة eIDAS في الاتحاد الأوروبي وقانون ESIGN في الولايات المتحدة، وكلاهما يعترف بالتوقيعات الإلكترونية كصالحة قانونيا عندما تثبت نية الموقع بالموافقة. الجمع بين مربع تأكيد الشروط والاسم المكتوب والتوقيع المرسوم يثبت نية واضحة — لا يمكن للعميل الادعاء بمصداقية أنه قبل بالخطأ أو دون فهم ما يوافق عليه. بينما لا يشكل هذا توقيعا إلكترونيا مؤهلا بموجب eIDAS (الذي يتطلب التحقق من الهوية عبر مزود خدمة موثوق)، فإنه يستوفي معيار التوقيع الإلكتروني البسيط، وهو كاف للغالبية العظمى من العقود التجارية في صناعة AV. للشركات العاملة في أوروبا، هذا يعني أن عروضك المقبولة تحمل نفس الثقل القانوني لملف PDF موقع يُعاد بالبريد الإلكتروني، لكن مع مسار تدقيق أنظف ودون التعامل مع الورق.
عندما يكمل العميل عملية التوقيع الإلكتروني، يلتقط CueQuote التوقيع ويدمجه في PDF العرض. يتضمن PDF الموقع صورة التوقيع المرسوم والاسم المكتوب والطابع الزمني للقبول وتأكيد الإقرار بالشروط. هذا يعني أن لديك مستندا واحدا — العرض نفسه — يعمل كنطاق عمل واتفاقية موقعة في آن واحد. يمكنك تحميل هذا PDF الموقع وإرفاقه بسجلاتك أو إرساله لقسم المحاسبة لدى العميل مع فاتورتك. يظهر التوقيع على PDF تماما كما رسمه العميل، مما يمنح المستند جودة شخصية وأصيلة لا يمكن لمربع تحديد أو نقرة زر تكرارها. للشركات AV التي كانت تعتمد سابقا على طباعة العروض وإرسالها للتوقيع بالبريد ومسح النسخ الموقعة ضوئيا لإعادتها إلى نظامها، يلغي هذا السير الرقمي أياما من وقت المعالجة مع إنتاج سجل أنظف وأكثر قابلية للتتبع للاتفاقية.