Przepływ zatwierdzania ofert
Włącz wewnętrzne zatwierdzanie, aby oferty były przeglądane i zatwierdzane przez menedżera przed wysłaniem do klientów.
Czego się nauczysz
- ✓Włączanie przepływu zatwierdzania w Ustawieniach
- ✓Jak przesłać ofertę do zatwierdzenia przez menedżera
- ✓Proces przeglądu przez menedżera i komentarze wewnętrzne
- ✓Statusy zatwierdzania (oczekuje, zatwierdzona, odrzucona)
- ✓Co dzieje się z ofertą po zatwierdzeniu lub odrzuceniu
Włącz zatwierdzanie w Ustawieniach
Przejdź do Ustawień z paska bocznego i otwórz zakładkę „Oferty". Włącz opcję „Wymagaj zatwierdzenia przed wysłaniem". Po włączeniu każda oferta utworzona przez członka zespołu z rolą Sprzedaż musi zostać zatwierdzona przez Administratora lub Właściciela przed wysłaniem do klienta. Właściciele i Administratorzy mogą wysyłać oferty bezpośrednio bez przechodzenia przez przepływ zatwierdzania.
Wskazówka: Włącz zatwierdzanie, gdy masz zespół sprzedaży tworzący oferty — daje menedżerom punkt kontroli jakości przed wysłaniem czegokolwiek do klientów.
Prześlij ofertę do zatwierdzenia
Gdy członek zespołu sprzedaży kończy budowanie oferty, klika „Prześlij do zatwierdzenia" zamiast „Wyślij". Blokuje to ofertę przed dalszą edycją i zmienia jej status na „Oczekuje na zatwierdzenie". Oferta pojawia się natychmiast w kolejce zatwierdzania menedżera. Osoba przesyłająca może dodać opcjonalną notatkę wyjaśniającą recenzentowi ważne informacje.
Menedżer przegląda ofertę
Menedżerowie (Administratorzy i Właściciele) widzą powiadomienie w aplikacji i alert e-mail, gdy oferta trafia do ich kolejki zatwierdzania. Otwierają ofertę w pełnym widoku tylko do odczytu — widoczne są wszystkie pozycje, ceny, warunki, elementy uwzględnione, wyłączenia i sumy. Menedżer może też pobrać podgląd PDF, aby zobaczyć dokładnie to, co otrzymałby klient.
Wskazówka: Uważnie sprawdź sumę oferty, warunki płatności i regulamin — to trzy obszary, które najczęściej wymagają korekty przed wysłaniem oferty do klienta.
Zostaw komentarze wewnętrzne
W panelu zatwierdzania po prawej stronie oferty menedżerowie mogą zostawiać komentarze wewnętrzne widoczne tylko dla zespołu — nie dla klienta. Używaj komentarzy, aby wyjaśnić, co należy zmienić: „Zredukuj rabat do maksymalnie 10%" lub „Dodaj wykluczenie generatora dla plenerów do warunków". Osoba przesyłająca widzi te komentarze natychmiast i może odblokować ofertę w celu wprowadzenia poprawek.
Zatwierdź lub odrzuć
Po sprawdzeniu menedżer klika „Zatwierdź" lub „Odrzuć". Zatwierdzenie odblokowuje przycisk Wyślij dla osoby przesyłającej — otrzymuje ona powiadomienie, że oferta jest gotowa do wysłania. Odrzucenie odsyła ofertę do statusu Szkic z widocznymi komentarzami menedżera, dzięki czemu osoba przesyłająca wie dokładnie, co poprawić przed ponownym przesłaniem.
Statusy zatwierdzania na pierwszy rzut oka
Oferty w przepływie zatwierdzania pokazują jeden z czterech statusów na liście ofert: Szkic (jeszcze nieprzesłana), Oczekuje na zatwierdzenie (czeka na przegląd menedżera), Zatwierdzona (gotowa do wysłania) lub Odrzucona (odesłana do poprawek). Filtruj listę ofert według statusu, aby zobaczyć całą kolejkę zatwierdzania. Zatwierdzone i wysłane oferty przechodzą następnie przez normalny przepływ: Wysłana → Wyświetlona → Wygrana/Przegrana.
Wskazówka: Ustal w zespole normę czasu realizacji zatwierdzenia — 4 godziny robocze to częsty cel. Opóźnione zatwierdzenia mogą utrudniać oferty związane z napiętymi terminami.