Workflow de validation des devis
Activez la validation interne pour que les devis soient examinés et approuvés par un responsable avant d'atteindre les clients.
Ce que vous apprendrez
- ✓Activer le workflow de validation dans les Paramètres
- ✓Comment soumettre un devis à l'approbation d'un responsable
- ✓Le processus de revue du responsable et les commentaires internes
- ✓Comprendre les statuts de validation (en attente, approuvé, rejeté)
- ✓Ce qui arrive à un devis après approbation ou rejet
Activer la validation dans les Paramètres
Accédez aux Paramètres via la barre latérale et ouvrez l'onglet « Devis ». Activez « Validation requise avant envoi ». Une fois activé, tout devis créé par un membre du rôle Commercial doit être approuvé par un Administrateur ou un Propriétaire avant d'être envoyé à un client. Les Propriétaires et Administrateurs peuvent envoyer des devis directement sans passer par le flux de validation.
Astuce : Activez la validation lorsque vous avez une équipe commerciale qui crée des devis — cela donne aux responsables un point de contrôle qualité avant que quoi que ce soit n'atteigne les clients.
Soumettre un devis pour validation
Lorsqu'un membre de l'équipe commerciale termine la création d'un devis, il clique sur « Soumettre pour validation » plutôt que sur « Envoyer ». Cela verrouille le devis contre toute modification ultérieure et change son statut en « Validation en attente ». Le devis apparaît immédiatement dans la file d'attente de validation du responsable. Le soumetteur peut ajouter une note optionnelle expliquant ce que le réviseur doit savoir.
Le responsable examine le devis
Les responsables (Administrateurs et Propriétaires) voient une notification dans l'application et une alerte par e-mail lorsqu'un devis entre dans leur file d'attente de validation. Ils ouvrent le devis en vue lecture seule complète — toutes les lignes, les prix, les conditions, les inclusions, les exclusions et les totaux sont visibles. Le responsable peut également télécharger l'aperçu PDF pour voir exactement ce que le client recevrait.
Astuce : Examinez attentivement le total du devis, les conditions de paiement et les CGV — ce sont les trois domaines qui nécessitent le plus souvent des ajustements avant qu'un devis n'arrive chez un client.
Laisser des commentaires internes
Dans le panneau de validation situé à droite du devis, les responsables peuvent laisser des commentaires internes visibles uniquement par l'équipe — pas par le client. Utilisez les commentaires pour expliquer ce qui doit changer : « Réduire la remise à 10% maximum » ou « Ajouter l'exclusion du générateur pour les événements en extérieur dans les conditions ». Le soumetteur voit ces commentaires immédiatement et peut déverrouiller le devis pour effectuer des corrections.
Approuver ou rejeter
Après examen, le responsable clique sur « Approuver » ou « Rejeter ». L'approbation déverrouille le bouton Envoyer pour le soumetteur — il reçoit une notification que le devis est prêt à partir. Le rejet renvoie le devis en statut Brouillon avec les commentaires du responsable visibles, afin que le soumetteur sache exactement ce qu'il faut corriger avant de soumettre à nouveau.
Statuts de validation en un coup d'œil
Les devis dans le workflow de validation affichent l'un des quatre statuts dans la liste des devis : Brouillon (pas encore soumis), Validation en attente (en attente de revue du responsable), Approuvé (prêt à être envoyé) ou Rejeté (renvoyé pour révision). Filtrez la liste des devis par statut pour voir toute votre file d'attente de validation d'un coup. Les devis approuvés et envoyés suivent ensuite le flux normal : Envoyé → Vu → Gagné/Perdu.
Astuce : Établissez une norme d'équipe pour le délai de traitement des validations — 4 heures ouvrables est un objectif courant. Des validations tardives peuvent retarder des devis sensibles au temps.