Comprendre votre budget événementiel
Lisez et utilisez le plan budgétaire généré par l'IA en mode Planificateur.
Ce que vous apprendrez
- ✓Lire le plan par section et renommer les sections soi-même
- ✓Lire la vue d'ensemble du budget avec la fourchette basse-haute
- ✓Comprendre les recommandations d'équipe et les rôles
- ✓Utiliser le calendrier événementiel pour la planification
- ✓Appliquer les conseils pro lors du travail avec les prestataires AV
- ✓Comprendre les inclusions et exclusions
- ✓Chiffrer les jours de montage et de démontage comme un organisateur les paie
- ✓Trancher les notes de planification dans l'éditeur et repérer quand elles sont périmées
- ✓Lire la vérification des prix du marché et la liste du périmètre non couvert
Générer un plan budgétaire
Passez en mode Planificateur, décrivez votre événement et cliquez « Générer » pour obtenir un plan budgétaire complet aux tarifs du marché.
Consulter la vue d'ensemble du budget
La section supérieure affiche votre budget estimé sous forme de fourchette — par exemple 12 500 € — 18 200 €. L'extrémité basse correspond à une configuration allégée, l'extrémité haute à du matériel premium avec équipe complète.
Astuce : Utilisez la fourchette pour fixer les attentes clients avant d'aller sur le marché.
Vérifier les recommandations d'équipe
La section Recommandations d'équipe liste les rôles techniques requis avec le nombre de personnes et les fourchettes de tarif journalier.
Consulter le calendrier événementiel
Le calendrier suggère les phases de montage, show et démontage avec des estimations de temps et les jalons techniques clés.
Lire les conseils pro et inclusions/exclusions
Des conseils pratiques spécifiques à votre type d'événement, et une clarification de ce que couvre l'estimation budgétaire.
Indiquez au plan le temps dont vous disposez pour monter et démonter
Dans le formulaire de nouvelle proposition, les jours de montage et de démontage sont les jours où le lieu est à vous avant et après l'événement. En mode Planificateur, ils sont chiffrés là où un organisateur paie réellement — occupation du lieu et temps des équipes — et non comme des jours de location de matériel supplémentaires, d'où l'absence d'option de tarif matériel à côté. Si l'événement ne peut raisonnablement pas être démonté le dernier soir et que vous avez laissé le démontage à zéro, le plan vous le signale.
Astuce : Demandez au lieu ses créneaux de load-in et de load-out avant de remplir ces champs. Une salle que vous n'obtenez qu'à 6h le jour J n'a rien à voir, budgétairement, avec une salle disponible la veille au soir.
Lisez le plan par section, et nommez les sections vous-même
Ouvrez la proposition : l'onglet Plan regroupe vos lignes comme un organisateur pense un budget — Lieu, Traiteur, Production, Personnel, Transport et ainsi de suite, dans cet ordre, avec Autre en dernier. Cliquez sur le titre d'une section pour la renommer : « Traiteur » devient « Restauration » si c'est le mot de votre client. Les noms que vous choisissez se retrouvent dans le PDF et dans le lien que vous partagez avec le client.
Astuce : Renommez les sections avant l'envoi, pas après. Le client lit vos mots, et les accorder à sa propre feuille de budget évite une série de questions.
Gardez les notes de planification utiles pendant l'édition
Ouvrez la proposition : les notes de planification se trouvent au-dessus de vos lignes dans l'onglet Plan, comme des points à trancher et non du texte à faire défiler. Cochez-en un une fois confirmé, ou marquez-le non applicable. Si vous changez ensuite le nombre de participants, de jours, le budget ou la date, le panneau nomme précisément ce qui a bougé — vous savez ainsi que le conseil reposait sur d'autres chiffres.
Astuce : Les notes sont les questions auxquelles l'IA ne pouvait pas répondre à votre place : alimentation électrique, créneau de load-in, autorisations. C'est généralement là qu'une estimation devient un vrai budget.
Vérifiez les prix signalés et les manques de périmètre
Le même panneau signale deux autres choses. Une vérification des prix compare chaque ligne à ce que cet élément coûte habituellement dans la région de votre événement, en jugeant séparément les tarifs matériel et les tarifs équipe — un tarif journalier saisi comme horaire saute alors aux yeux. Une liste de périmètre montre tout ce que votre brief joint demandait et que le plan ne couvre pas encore — traiteur, autorisations, photographie, transport des invités — et chaque entrée disparaît dès que vous ajoutez la ligne qui la comble.
Astuce : Les fourchettes de prix sont volontairement larges. Elles attrapent un zéro manquant, pas 15% de divergence d'opinion — lisez un signalement comme « à revérifier », pas « c'est faux ».