Planification de l'équipe technique
Gérez votre liste d'équipe technique — salariés et freelances — affectez-les aux événements, générez des fiches de préparation et consultez le calendrier de disponibilité.
Ce que vous apprendrez
- ✓Ajouter des membres d'équipe avec leurs rôles, tarifs et disponibilités
- ✓Filtrer la liste de l'équipe par spécialisation, statut d'emploi et disponibilité
- ✓Affecter l'équipe aux événements avec les rôles et horaires de travail
- ✓Générer des fiches de préparation d'équipe avec planning et liste de matériel
- ✓Consulter le calendrier de disponibilité pour éviter les conflits
- ✓Ce que voit l'équipe : convocation, lieu dans les cartes et ajout au calendrier
- ✓Matériel regroupé et coloré, avec descriptions et coches partagées
- ✓La fiche d'équipe en PDF, et pourquoi coches et scans restent deux chiffres
- ✓Modifier, remplacer et retirer une affectation, et ce que contient une fiche
Ajouter des membres d'équipe
Accédez à la section Équipe depuis la barre latérale et cliquez sur « Ajouter un membre ». Renseignez le nom complet, la spécialisation (Ingénieur du son, Technicien lumière, Opérateur vidéo, Directeur technique, Chauffeur, etc.), le tarif journalier ou horaire, les coordonnées et le type d'emploi (Salarié ou Freelance). Vous pouvez également ajouter des notes sur les certifications ou compétences particulières.
Astuce : Enregistrez le numéro de téléphone personnel de chaque technicien — indispensable en cas de changement de dernière minute dans la composition de l'équipe.
Filtrer la liste de l'équipe
La liste de l'équipe technique peut être filtrée par spécialisation, statut d'emploi (Salarié/Freelance) et disponibilité sur une plage de dates. Vous trouvez ainsi rapidement les techniciens adéquats sans parcourir manuellement toute la liste. Chaque fiche indique le statut de disponibilité actuel de la personne concernée.
Affecter l'équipe aux événements
Dans la vue événement, accédez à l'onglet Équipe et cliquez sur « Affecter des membres ». Sélectionnez les techniciens dans la liste des ressources disponibles, précisez le rôle pour cet événement précis et indiquez les horaires de travail prévus. Le système vérifie les conflits de calendrier en temps réel — si un technicien est déjà occupé à la même date, vous en serez immédiatement informé.
Astuce : Désignez un directeur technique pour chaque événement — cela améliore la communication sur site et facilite la coordination logistique.
Générer les fiches de préparation d'équipe
Une fois la composition de l'équipe finalisée, cliquez sur « Générer la fiche d'équipe » pour télécharger un PDF avec le planning complet de l'équipe technique. Le document comprend la liste des techniciens affectés avec leurs rôles, le calendrier des arrivées et des pauses, la liste du matériel à charger, les coordonnées du lieu ainsi que les instructions particulières. Les fiches peuvent être envoyées directement par e-mail à chaque technicien.
Consulter le calendrier d'équipe
Le calendrier de l'équipe technique présente tous les membres sur un axe temporel commun avec leurs affectations enregistrées. Vous identifiez ainsi instantanément les techniciens disponibles à une date donnée et évaluez la charge de travail de l'ensemble de l'équipe. Cette vue est particulièrement utile pour planifier plusieurs événements simultanés et optimiser l'utilisation des ressources humaines.
Ce que l'équipe voit sur son lien
Chaque personne affectée reçoit son propre lien. Il commence par son heure de convocation, le lieu avec un bouton qui l'ouvre dans les cartes, et « Ajouter au calendrier » : directement dans Google Agenda, ou sous forme de fichier pour Apple Calendrier et Outlook. Le planning est écrit en vraies dates, par exemple « Montage, lun. 12 oct. », et non en numéros de jour. Le matériel est regroupé en « Matériel à charger », « Impression et consommables » et « Personnes et services », coloré par catégorie exactement comme dans l'éditeur de devis, et chaque ligne s'ouvre sur sa description complète. Aucun prix client n'y figure.
Les coches de chargement partagées
L'équipe coche les lignes au fur et à mesure du chargement, et ces coches sont partagées : toutes les personnes qui détiennent un lien vers cette mission voient la même progression, et le bureau la voit aussi sur la page de la mission dans Inventaire. Les salariés ne sont plus invités à accepter une mission sur laquelle leur employeur les a placés : leur lien leur dit simplement qu'ils en font partie. Les freelances confirment ou déclinent toujours, et leur réponse est enregistrée avec sa date.
Télécharger la fiche d'équipe en PDF
La fiche d'équipe est un document imprimable unique, téléchargeable depuis la page de la mission dans Inventaire, depuis la fiche de préparation et depuis le lien d'équipe lui-même. Elle reprend les informations de convocation, chaque ligne avec sa description complète, qui a confirmé et quand, et des lignes de signature vierges pour la remise. Les coches de l'équipe et les totaux du scanner figurent côte à côte et ne sont jamais fusionnés en un seul chiffre : la coche est ce que l'équipe a marqué, le scan est ce qui est physiquement sorti de l'entrepôt.
Astuce : Imprimez-la et faites-la signer à la remise. Chaque exemplaire porte l'instant de sa création, ce qui permet de distinguer deux impressions de la même mission.
Modifier une affectation
Modifier une affectation (rôle, dates, heure de convocation, notes, chef d'équipe) conserve le lien de la personne et sa confirmation, et son lien indique ce qui a changé et à quelle date pour qu'elle puisse le vérifier avec vous. Remplacer la personne émet un nouveau lien et annule l'ancien : le lien du prédécesseur cesse de fonctionner. Retirer quelqu'un tient en un bouton. La fiche d'un membre d'équipe contient désormais aussi ses compétences et certifications avec dates d'expiration, sa ville de résidence, s'il conduit, sa taille de t-shirt, un contact d'urgence et des notes.