Planification de l'équipe technique
Gérez votre liste d'équipe technique — salariés et freelances — affectez-les aux événements, générez des fiches de préparation et consultez le calendrier de disponibilité.
Ce que vous apprendrez
- ✓Ajouter des membres d'équipe avec leurs rôles, tarifs et disponibilités
- ✓Filtrer la liste de l'équipe par spécialisation, statut d'emploi et disponibilité
- ✓Affecter l'équipe aux événements avec les rôles et horaires de travail
- ✓Générer des fiches de préparation d'équipe avec planning et liste de matériel
- ✓Consulter le calendrier de disponibilité pour éviter les conflits
Ajouter des membres d'équipe
Accédez à la section Équipe depuis la barre latérale et cliquez sur « Ajouter un membre ». Renseignez le nom complet, la spécialisation (Ingénieur du son, Technicien lumière, Opérateur vidéo, Directeur technique, Chauffeur, etc.), le tarif journalier ou horaire, les coordonnées et le type d'emploi (Salarié ou Freelance). Vous pouvez également ajouter des notes sur les certifications ou compétences particulières.
Astuce : Enregistrez le numéro de téléphone personnel de chaque technicien — indispensable en cas de changement de dernière minute dans la composition de l'équipe.
Filtrer la liste de l'équipe
La liste de l'équipe technique peut être filtrée par spécialisation, statut d'emploi (Salarié/Freelance) et disponibilité sur une plage de dates. Vous trouvez ainsi rapidement les techniciens adéquats sans parcourir manuellement toute la liste. Chaque fiche indique le statut de disponibilité actuel de la personne concernée.
Affecter l'équipe aux événements
Dans la vue événement, accédez à l'onglet Équipe et cliquez sur « Affecter des membres ». Sélectionnez les techniciens dans la liste des ressources disponibles, précisez le rôle pour cet événement précis et indiquez les horaires de travail prévus. Le système vérifie les conflits de calendrier en temps réel — si un technicien est déjà occupé à la même date, vous en serez immédiatement informé.
Astuce : Désignez un directeur technique pour chaque événement — cela améliore la communication sur site et facilite la coordination logistique.
Générer les fiches de préparation d'équipe
Une fois la composition de l'équipe finalisée, cliquez sur « Générer la fiche d'équipe » pour télécharger un PDF avec le planning complet de l'équipe technique. Le document comprend la liste des techniciens affectés avec leurs rôles, le calendrier des arrivées et des pauses, la liste du matériel à charger, les coordonnées du lieu ainsi que les instructions particulières. Les fiches peuvent être envoyées directement par e-mail à chaque technicien.
Consulter le calendrier d'équipe
Le calendrier de l'équipe technique présente tous les membres sur un axe temporel commun avec leurs affectations enregistrées. Vous identifiez ainsi instantanément les techniciens disponibles à une date donnée et évaluez la charge de travail de l'ensemble de l'équipe. Cette vue est particulièrement utile pour planifier plusieurs événements simultanés et optimiser l'utilisation des ressources humaines.