Lieferantenzertifikate und Ablauf-Warnungen
Sammeln Sie Haftpflicht, LOLER und den Rest je Lieferant, geben Sie sie selbst frei, und erfahren Sie es, bevor sie ablaufen.
Was Sie lernen werden
- ✓Sehen, was ein Lieferant hat und was für diesen Auftrag fehlt
- ✓Einen Lieferanten ohne Konto hochladen lassen
- ✓Einen Upload freigeben, bevor er zählt
- ✓Warum gegen Ihren Abbau geprüft wird
- ✓Ablauf-Erinnerungen und wer sie bekommt
Sehen, was fehlt
Öffnen Sie im Auftrag den Reiter Lieferanten und wählen Sie einen Lieferanten. Über den Aufträgen steht, was vorliegt und was fehlt — datiert auf den Tag, an dem Ihr Team vor Ort ist, nicht auf heute.
Profi-Tipp: Deckung, die bei der Buchung gilt und in der Veranstaltungswoche ausläuft, ist genau der Fall dafür. Eine Prüfung gegen heute winkt sie durch.
Das Fehlende anfordern
Klicken Sie „Dokumente anfordern“. Was fehlt, ist bereits angehakt; ergänzen Sie, was Sie sonst hinterlegt haben möchten. Sie erhalten einen Link zum Versenden.
Profi-Tipp: Fordern Sie an, was Sie wirklich brauchen. Jedes Mal alles anzufordern bringt Lieferanten bei, Ihre Anfragen zu ignorieren.
Der Lieferant lädt hoch
Er öffnet den Link ohne Konto und ohne Passwort und lädt jedes Zertifikat mit Ausstellungs- und Ablaufdatum hoch. Das Ablaufdatum ist Pflicht — ein Nachweis ohne Ablauf kann eine gegen den Abbau datierte Prüfung nicht erfüllen, ihn anzunehmen wäre ein Upload ohne Wirkung.
Vor dem Zählen freigeben
Ein Upload steht auf „Wartet auf Ihre Prüfung“. Er öffnet die Sperre erst nach Ihrer Freigabe, damit kein Lieferant seinen eigenen Auftrag mit einem leeren PDF freischaltet. Eine Ablehnung hält den Grund fest.
Profi-Tipp: Das ist Absicht. Der Bildschirm zeigt nie ein Dokument als erfüllend an, das die Datenbank nicht anerkennt.
Blockiert? Anfordern statt übergehen
Ist ein Auftrag blockiert, haben Sie drei Wege: mit festgehaltener Begründung übergehen, den Lieferanten wechseln, oder „Beim Lieferanten anfordern“ — das sendet den Upload-Link, ohne den Entwurf anzufassen. Nur der letzte behebt das Problem wirklich.
Ablauf-Erinnerungen
Ab Pro werden Sie 30 Tage, 7 Tage und am Tag selbst gewarnt — aber nur für Lieferanten, mit denen Sie im letzten Jahr tatsächlich gearbeitet haben. Ein Zertifikat von jemandem, den Sie 2024 einmal eingesetzt haben, ist keine Nachricht, und eine Erinnerung, die grundlos ruft, landet im Papierkorb.
Profi-Tipp: Der Bestand selbst — Upload, Ablage, Freigabe und die Sendesperre — ist in jedem Tarif kostenlos. Die bezahlten Tarife ergänzen Breite und die automatischen Erinnerungen.