Angebots-Freigabeprozess
Aktivieren Sie die interne Freigabe, damit Angebote vor dem Versand an Kunden von einem Manager geprüft und genehmigt werden.
Was Sie lernen werden
- ✓Freigabeprozess in den Einstellungen aktivieren
- ✓Wie Sie ein Angebot zur Freigabe einreichen
- ✓Der Manager-Überprüfungsprozess und interne Kommentare
- ✓Freigabestatus verstehen (ausstehend, genehmigt, abgelehnt)
- ✓Was nach der Genehmigung oder Ablehnung mit einem Angebot passiert
Freigabe in den Einstellungen aktivieren
Gehen Sie über die Seitenleiste zu Einstellungen und öffnen Sie den Tab „Angebote". Aktivieren Sie „Freigabe vor dem Versand erforderlich". Sobald aktiviert, muss jedes von einem Vertriebsmitarbeiter erstellte Angebot von einem Admin oder Inhaber genehmigt werden, bevor es an einen Kunden versendet werden kann. Inhaber und Admins können Angebote direkt versenden, ohne den Freigabeprozess zu durchlaufen.
Profi-Tipp: Aktivieren Sie die Freigabe, wenn Sie ein Vertriebsteam haben, das Angebote erstellt — so haben Manager eine Qualitätsstufe, bevor etwas die Kunden erreicht.
Angebot zur Freigabe einreichen
Wenn ein Vertriebsmitarbeiter ein Angebot fertiggestellt hat, klickt er auf „Zur Freigabe einreichen" statt auf „Senden". Dadurch wird das Angebot für weitere Bearbeitungen gesperrt und der Status auf „Freigabe ausstehend" geändert. Das Angebot erscheint sofort in der Freigabe-Warteschlange des Managers. Der Einreichende kann eine optionale Notiz hinzufügen, die dem Prüfer wichtige Informationen erläutert.
Manager prüft das Angebot
Manager (Admins und Inhaber) sehen eine Benachrichtigung in der App und einen E-Mail-Alert, wenn ein Angebot in ihre Freigabe-Warteschlange gelangt. Sie öffnen das Angebot in der vollständigen Nur-Lese-Ansicht — alle Positionen, Preise, Konditionen, Inklusivleistungen, Ausschlüsse und Gesamtbeträge sind sichtbar. Der Manager kann auch die PDF-Vorschau herunterladen, um genau zu sehen, was der Kunde erhalten würde.
Profi-Tipp: Prüfen Sie den Gesamtbetrag des Angebots, die Zahlungsbedingungen und die AGB sorgfältig — das sind die drei Bereiche, die vor dem Versand an Kunden am häufigsten angepasst werden müssen.
Interne Kommentare hinterlassen
Im Freigabe-Panel auf der rechten Seite des Angebots können Manager interne Kommentare hinterlassen, die nur für das Team sichtbar sind — nicht für den Kunden. Verwenden Sie Kommentare, um zu erläutern, was geändert werden muss: „Rabatt auf maximal 10% reduzieren" oder „Generatorausschluss für Außenveranstaltungen in die Konditionen aufnehmen". Der Einreichende sieht diese Kommentare sofort und kann das Angebot für Korrekturen entsperren.
Genehmigen oder ablehnen
Nach der Prüfung klickt der Manager auf „Genehmigen" oder „Ablehnen". Eine Genehmigung entsperrt die Schaltfläche „Senden" für den Einreichenden — er erhält eine Benachrichtigung, dass das Angebot versandbereit ist. Eine Ablehnung sendet das Angebot mit den sichtbaren Kommentaren des Managers zurück in den Entwurfsstatus, damit der Einreichende genau weiß, was vor der erneuten Einreichung zu beheben ist.
Freigabestatus auf einen Blick
Angebote im Freigabeprozess zeigen in der Angebotsliste einen von vier Status: Entwurf (noch nicht eingereicht), Freigabe ausstehend (wartet auf Manager-Prüfung), Genehmigt (versandbereit) oder Abgelehnt (zur Überarbeitung zurückgesendet). Filtern Sie die Angebotsliste nach Status, um Ihre gesamte Freigabe-Warteschlange auf einmal zu sehen. Genehmigte und versendete Angebote folgen dann dem normalen Ablauf: Gesendet → Angesehen → Gewonnen/Verloren.
Profi-Tipp: Legen Sie im Team eine Norm für die Bearbeitungszeit der Freigabe fest — 4 Arbeitsstunden ist ein häufiges Ziel. Verzögerte Freigaben können zeitkritische Angebote gefährden.