Ihr Veranstaltungsbudget verstehen
Lesen und nutzen Sie den KI-generierten Budgetplan im Planner-Modus.
Was Sie lernen werden
- ✓Den Plan nach Abschnitten lesen und die Abschnitte selbst benennen
- ✓Budget-Übersicht mit Niedrig-Hoch-Spanne lesen
- ✓Crew-Empfehlungen und Rollen verstehen
- ✓Den Veranstaltungszeitplan für die Planung nutzen
- ✓Profitipps bei der Arbeit mit AV-Dienstleistern anwenden
- ✓Inklusivleistungen und Ausschlüsse verstehen
- ✓Auf- und Abbautage so kalkulieren, wie ein Veranstalter sie bezahlt
- ✓Planungsnotizen im Editor klären und erkennen, wann sie veraltet sind
- ✓Die Marktpreisprüfung und die Liste offener Leistungen lesen
Budgetplan generieren
Wechseln Sie in den Planner-Modus, beschreiben Sie Ihre Veranstaltung und klicken Sie auf „Generieren" für einen vollständigen Budgetplan mit Marktpreisen.
Budget-Übersicht prüfen
Der obere Abschnitt zeigt Ihr geschätztes Gesamtbudget als Spanne — z. B. 12.500 € — 18.200 €. Das untere Ende steht für ein schlankes Setup, das obere für Premium-Ausrüstung und Full-Service.
Profi-Tipp: Nutzen Sie die Spanne für Kundenerwartungen vor dem Marktzugang.
Crew-Empfehlungen prüfen
Der Abschnitt Crew-Empfehlungen listet benötigte Rollen, Anzahl der Personen und typische Tagesratespannen auf.
Veranstaltungszeitplan prüfen
Der Zeitplan-Abschnitt zeigt vorgeschlagene Aufbau-, Show- und Abbauphasen mit Zeitschätzungen und technischen Meilensteinen.
Profitipps und Inklusivleistungen/Ausschlüsse lesen
Praxistipps speziell für Ihren Veranstaltungstyp und eine Übersicht, was die Schätzung abdeckt und was nicht.
Sagen Sie dem Plan, wie lange Sie zum Auf- und Abbau haben
Im Formular für ein neues Angebot sind Aufbautage und Abbautage die Tage, an denen die Location vor und nach der Veranstaltung Ihnen gehört. Im Planner-Modus werden sie dort kalkuliert, wo ein Veranstalter tatsächlich zahlt — Hallenbelegung und Crew-Zeit — und nicht als zusätzliche Miettage für Technik; deshalb steht daneben auch keine Gerätesatz-Option. Lässt sich die Veranstaltung realistisch nicht am letzten Abend räumen und haben Sie den Abbau auf null gelassen, weist der Plan darauf hin.
Profi-Tipp: Fragen Sie vorher die Location nach den Load-in- und Load-out-Fenstern. Ein Raum, den Sie erst um 6 Uhr am Showtag bekommen, ist ein ganz anderes Budget als einer, den Sie am Vorabend haben.
Lesen Sie den Plan nach Abschnitten — und benennen Sie sie selbst
Öffnen Sie das Angebot: Der Tab Plan gruppiert Ihre Positionen so, wie ein Veranstalter über ein Budget denkt — Location, Catering, Produktion, Personal, Transport und so weiter, in dieser Reihenfolge, mit Sonstiges am Ende. Klicken Sie auf einen Abschnittstitel, um ihn umzubenennen: Aus „Catering“ wird „Speisen & Getränke“, wenn Ihr Kunde es so nennt. Die gewählten Namen erscheinen im PDF und in dem Link, den Sie mit dem Kunden teilen.
Profi-Tipp: Benennen Sie Abschnitte vor dem Versand um, nicht danach. Der Kunde liest Ihre Formulierung, und wenn sie zur Sprache seiner eigenen Budgettabelle passt, spart das eine Rückfragerunde.
Halten Sie die Planungsnotizen beim Bearbeiten in Gebrauch
Öffnen Sie das Angebot, und die Planungsnotizen stehen im Tab Plan über Ihren Positionen — als Punkte zum Klären, nicht als Text zum Überscrollen. Haken Sie einen Punkt ab, sobald Sie ihn bestätigt haben, oder markieren Sie ihn als nicht zutreffend. Ändern Sie danach Teilnehmerzahl, Tage, Budget oder Datum, benennt das Panel genau, was sich verschoben hat — so wissen Sie, dass der Rat auf anderen Zahlen beruhte.
Profi-Tipp: Die Notizen sind die Fragen, die die KI nicht für Sie beantworten konnte: Stromversorgung, Load-in-Fenster, Genehmigungen. Genau dort wird aus einer Schätzung ein echtes Budget.
Prüfen Sie markierte Preise und Lücken im Leistungsumfang
Dasselbe Panel meldet zwei weitere Dinge. Eine Preisprüfung vergleicht jede Position mit dem, was dieser Posten in der Region Ihrer Veranstaltung üblicherweise kostet, wobei Geräte- und Crew-Sätze getrennt bewertet werden — so fällt ein als Stundensatz eingetragener Tagessatz sofort auf. Eine Umfangsliste zeigt alles, was Ihr angehängtes Briefing verlangt hat und der Plan noch nicht abdeckt — Catering, Genehmigungen, Fotografie, Gästetransport — und jeder Eintrag verschwindet, sobald Sie die passende Position ergänzen.
Profi-Tipp: Die Preisspannen sind bewusst weit. Sie fangen eine fehlende Null ab, nicht 15% Meinungsverschiedenheit — lesen Sie eine Markierung als „nochmal ansehen“, nicht als „das ist falsch“.