Inventar und QR-Etiketten
Geben Sie jedem Gerät, das Sie besitzen, eine Anlagennummer und ein QR-Etikett, und führen Sie für jede Einheit Status und vollständigen Verlauf. Und sehen Sie, was Ihre Angebote reservieren und was an jedem Tag frei ist.
Was Sie lernen werden
- ✓Erfasste Einheiten oder Sammelposten für jeden Katalogartikel wählen
- ✓Inventar einrichten: mit Stückzahlen, eingefügten Seriennummern oder CSV-Import
- ✓QR-Etiketten auf A4-Bögen oder Etikettenrollen drucken
- ✓Reparatur, verloren und gefunden, Ausmustern und der Verlauf einer Einheit
- ✓Was beim Scannen eines Etiketts angezeigt wird, und Ihr Planlimit
- ✓Wie Angebote Ihr Equipment reservieren, vorläufig oder fest
- ✓Einen Hinweis auf fehlenden Bestand und das Badge „Fehlbestand“ lesen
- ✓Im Tab Verfügbarkeit sehen, was an jedem Tag frei ist
- ✓Einen Job im Tab Jobs finden und seinen Zustand lesen
- ✓Technik per Kamera, Barcodescanner oder Anlagennummer aus- und einscannen
- ✓Eine Rückgabe als beschädigt markieren, einen Scan rückgängig machen und die Rückgabe abschließen
Festlegen, wie jeder Artikel erfasst wird
Öffnen Sie Ihren Katalog und bearbeiten Sie einen Artikel, den Sie besitzen. Wählen Sie unter Inventarerfassung „Erfasste Einheiten, je ein Etikett“ für Technik, die Sie Stück für Stück verfolgen wollen, etwa Mikrofone, Projektoren oder Moving Heads: Jede Einheit erhält eine eigene Anlagennummer und ein QR-Etikett. Wählen Sie „Sammelposten, ein Etikett und eine Menge“ für Dinge, die Sie zählen statt verfolgen, etwa Kabel oder Schellen. Crew, Transport und Dienstleistungen bleiben nicht erfasst.
Profi-Tipp: Erfassen Sie, was Sie je wiederfinden müssen. Wenn Sie fragen würden, welches Exemplar beschädigt zurückkam, erfassen Sie die Einheiten.
Den Einrichtungsassistenten starten
Öffnen Sie Inventar in der Seitenleiste und klicken Sie auf „Inventar einrichten“. Schritt 1, „Was besitzen Sie?“: Markieren Sie die Katalogartikel, die Sie besitzen, und legen Sie das Präfix der Anlagennummer fest. Nummern sehen aus wie INV-00001, sofern Sie kein eigenes Präfix wählen. Schritt 2, „Wie viele von jedem?“: Geben Sie für jeden erfassten Artikel eine Anzahl ein oder fügen Sie Seriennummern ein, eine pro Zeile, um je Seriennummer eine Einheit anzulegen. Schritt 3 druckt die Etiketten.
Profi-Tipp: Das Präfix gilt nur für neue Einheiten. Legen Sie es daher fest, bevor Sie die ersten Einheiten anlegen.
Später Einheiten hinzufügen oder eine Tabelle importieren
Klicken Sie auf der Inventarseite auf „Einheiten hinzufügen“, wählen Sie das Gerät und geben Sie eine Anzahl ein oder fügen Sie Seriennummern ein. Um eine vorhandene Liste zu übernehmen, nutzen Sie „Aus Tabelle importieren (CSV)“ mit den Spalten equipment, serial, purchase_date (JJJJ-MM-TT), purchase_price und code. Das Gerät muss einem Katalogartikel entsprechen, der auf erfasste Einheiten eingestellt ist; nicht passende Zeilen werden übersprungen und aufgelistet, damit Sie sie korrigieren können.
QR-Etiketten drucken
Klicken Sie auf „Etiketten drucken“ und wählen Sie eine Etikettengröße: A4-Bögen mit 70 × 37 mm (24 pro Bogen), 48,5 × 25,4 mm (40 pro Bogen) oder 99,1 × 38,1 mm (14 pro Bogen), einen benutzerdefinierten A4-Bogen mit eigener Etikettengröße, Spalten, Zeilen und Abständen, oder eine Etikettenrolle mit 62 × 29 mm oder 50 × 25 mm. CueQuote erstellt ein PDF, das auf jedem Drucker druckt. Bei einem angebrochenen Bogen überspringen Sie mit „An Position beginnen“ die bereits verwendeten Etiketten.
Profi-Tipp: Drucken Sie zuerst eine Seite auf normalem Papier und halten Sie sie gegen Ihren Etikettenbogen, um die Ausrichtung zu prüfen.
Eine Einheit verwalten
Klicken Sie auf eine Einheit, um ihre Seite zu öffnen: Anlagennummer, Seriennummer, Kaufdaten, Zustand und Status (Verfügbar, In Reparatur, Verloren oder Ausgemustert). Nutzen Sie „Als beschädigt markieren“, „Zur Reparatur schicken“ und „Aus der Reparatur zurück“, „Als verloren markieren“ und „Als gefunden markieren“ oder „Ausmustern“. Jede Änderung landet im Verlauf der Einheit, mit einer Notiz, wenn Sie eine schreiben. Unter „Weitere Codes auf dieser Einheit“ ergänzen Sie alte Aufkleber oder Hersteller-Barcodes, die dieselbe Einheit finden sollen.
Profi-Tipp: Ausmustern ist endgültig: Die Einheit verlässt Ihren Bestand, und ihre Anlagennummer wird nie wieder vergeben. Der Verlauf bleibt erhalten.
Was beim Scannen eines Etiketts passiert
Ein Etikett lässt sich mit jeder Handykamera scannen. Ein angemeldetes Mitglied Ihres Teams landet direkt bei dieser Einheit. Alle anderen sehen nur Ihren Firmennamen, die Anlagennummer und wie man Sie erreicht: keine Preise, Kunden oder Jobs. Wird eine als verloren markierte Einheit gescannt, zeigt die Seite an, dass sie als vermisst gemeldet ist, und Sie werden benachrichtigt. Telefon und E-Mail für diese Seite legen Sie unter Einstellungen, Inventar fest; bleiben die Felder leer, werden Telefon und E-Mail Ihrer Firma verwendet.
Wie Angebote Equipment reservieren
Ein Angebot reserviert das erfasste Equipment darin für seinen Reservierungszeitraum: die Aufbautage vor dem Veranstaltungsdatum, die Veranstaltung selbst und die Abbautage nach ihrem Ende. Angebote mit dem Status Gesendet, Angesehen und In Verhandlung reservieren vorläufig, gewonnene Angebote reservieren fest. Entwürfe, als Optional markierte Positionen und Angebote ohne Veranstaltungsdatum reservieren nichts. Es zählen nur Positionen, die Sie aus dem Katalog gewählt haben: Eine von Hand eingetippte Position zeigt „Nicht mit dem Inventar verknüpft“. Hat ein Angebot mehrere Versionen, reserviert nur die neueste Version, die kein Entwurf ist.
Profi-Tipp: Soll eine Position Bestand reservieren? Wählen Sie sie aus dem Katalog, statt sie einzutippen, und tragen Sie im Angebot das Veranstaltungsdatum ein.
Einen Fehlbestand-Hinweis lesen
Braucht eine Position im Angebotseditor mehr, als frei ist, erscheint ein Hinweis wie „1 fehlend von 21. Sept. bis 23. Sept.: 3 im Bestand, 2 bei bestätigten Aufträgen“. Er zeigt, wie viele fehlen, an welchen Tagen und warum. Steht dasselbe Equipment auch auf anderen, noch vorläufigen Angeboten, ergänzt der Hinweis „auch bei 2 vorläufigen Angeboten“. Nichts wird blockiert: Sie können das Angebot trotzdem senden oder als gewonnen markieren. In der Angebotsliste kennzeichnet das Badge „Fehlbestand“ jedes Angebot, bei dem etwas fehlt.
Profi-Tipp: Ein Engpass, der schon beim Kalkulieren auffällt, ist am leichtesten zu lösen: Sie haben noch Zeit, zuzumieten, Geräte zu tauschen oder Mengen anzupassen.
Verfügbarkeit Tag für Tag prüfen
Das Inventar hat jetzt zwei Tabs: Bestand und Verfügbarkeit. Verfügbarkeit ist ein Raster mit einer Zeile pro Artikel und einer Spalte pro Tag, und jede Zahl zeigt, wie viele Einheiten an diesem Tag frei sind. Lassen Sie 2, 3 oder 4 Wochen anzeigen und blättern Sie mit Vorherige Woche, Nächste Woche und Diese Woche. Der heutige Tag ist hervorgehoben. Ein roter Tag bedeutet Fehlbestand. Ein gelber Tag bedeutet, dass Ihre bestätigten Aufträge noch passen, die vorläufigen Angebote aber überbuchen würden.
Sehen, was einen Tag belegt
Klicken Sie auf einen Tag, um zu sehen, wie sich seine Zahl zusammensetzt: im Bestand, in Reparatur, verloren, bei bestätigten Aufträgen, bei vorläufigen Angeboten, nicht von Aufträgen zurück und frei. Darunter stehen die Angebote, die das Equipment an diesem Tag belegen, jeweils verlinkt. Frei kann unter null fallen, wenn Sie überbucht sind: Dann sehen Sie genau, wie viele Einheiten Ihnen noch fehlen.
Planlimits
Free umfasst 10 Inventarartikel, Starter 50, Pro und höher sind unbegrenzt. Jede erfasste Einheit zählt als ein Artikel, jeder Sammelposten zählt unabhängig von der Menge einmal, und ausgemusterte Einheiten zählen nicht.
Einen Job im Tab Jobs finden
Inventar hat drei Tabs: Bestand, Jobs und Verfügbarkeit. Jobs listet jedes gewonnene Angebot mit erfasster Technik nach Datum auf, mit seinem Zustand: Nicht begonnen, Packen, Draußen, Teilweise zurück, Zurück oder Überfällig. Überfällige Jobs stehen unabhängig vom Datum ganz oben, denn um sie muss sich jemand kümmern. Wechseln Sie zwischen Kommende Jobs und Vergangene Jobs. Öffnen Sie einen Job, um seine Packliste, die Scan-Schaltflächen und Rückgabe abschließen zu sehen.
Profi-Tipp: Ein gewonnenes Angebot ohne Eventdatum lässt sich noch nicht packen. Tragen Sie das Datum im Angebot ein, und die Packliste füllt sich.
Technik auscannen
Öffnen Sie einen Job und klicken Sie auf „Auscannen“. Die Packliste zeigt, was der Job braucht, was gepackt ist und was noch zu packen ist. Scannen Sie ein Etikett mit der Handykamera, halten Sie einen Bluetooth- oder USB-Barcodescanner darauf, oder tippen Sie die Anlagennummer ein und klicken Sie auf Hinzufügen. Bei Sammelposten wird nach der Menge gefragt. Eine Einheit, die bereits auf einem anderen Job draußen ist, wird abgelehnt, und die Meldung nennt diesen Job, damit Sie wissen, wo Sie suchen müssen. Etwas, das nicht auf der Liste dieses Jobs steht, wird trotzdem angenommen, mit einem gelben Hinweis, und als Zusatz erfasst: blockiert wird nie etwas.
Profi-Tipp: Sie bleiben jetzt vier Stunden echter Inaktivität angemeldet, und ein geöffnetes PDF oder eine laufende Anfrage zählt als Nutzung, sodass ein langer Packvorgang Sie nicht mitten im Scannen abmeldet.
Wieder einscannen und die Rückgabe abschließen
Kommt die Technik zurück, öffnen Sie denselben Job und klicken Sie auf „Einscannen“. Setzen Sie den Haken bei „Was ich einscanne, als beschädigt markieren“ und schreiben Sie eine Notiz, um sofort festzuhalten, was mit einer Einheit nicht stimmt. Falsch gescannt? „Rückgängig“ dreht den Scan zurück, und aus der Historie verschwindet nie etwas: die Bewegung und ihre Rücknahme bleiben beide im Protokoll. Ist der Transporter leer, klicken Sie auf „Rückgabe abschließen“: Sie sehen alles, was noch draußen ist, und markieren jedes Teil als noch vor Ort oder als verloren, auf Wunsch mit einer Notiz.