Crew-Einsatzplanung
Verwalten Sie Ihr technisches Personal — Festangestellte und Freelancer — weisen Sie es Veranstaltungen zu, erstellen Sie Crew-Vorbereitungsbögen und verfolgen Sie den Verfügbarkeitskalender.
Was Sie lernen werden
- ✓Crew-Mitglieder mit Rollen, Honoraren und Verfügbarkeit anlegen
- ✓Crew-Liste nach Spezialisierung, Beschäftigungsstatus und Verfügbarkeit filtern
- ✓Crew zu Veranstaltungen mit Rollen und Arbeitszeiten zuweisen
- ✓Crew-Vorbereitungsbögen mit Zeitplan und Equipment-Liste generieren
- ✓Crew-Verfügbarkeitskalender einsehen, um Konflikte zu vermeiden
Crew-Mitglieder hinzufügen
Gehen Sie in der Seitenleiste zum Bereich Crew und klicken Sie auf „Crew-Mitglied hinzufügen". Geben Sie Vor- und Nachname, Spezialisierung (Tontechniker, Lichttechniker, Videotechniker, Technischer Leiter, Fahrer usw.), Tages- oder Stundenhonorar, Kontaktdaten und Beschäftigungsart (Festangestellt oder Freelancer) ein. Optional können Sie Notizen zu Zertifikaten oder Spezialfähigkeiten hinzufügen.
Profi-Tipp: Hinterlegen Sie die private Telefonnummer jedes Technikers — das ist unerlässlich bei kurzfristigen Crew-Änderungen kurz vor einer Veranstaltung.
Crew-Liste filtern
Die Crew-Liste lässt sich nach Spezialisierung, Beschäftigungsstatus (Festangestellt/Freelancer) und Verfügbarkeit in einem bestimmten Zeitraum filtern. So finden Sie schnell geeignete Techniker, ohne die gesamte Liste manuell durchzusehen. Jede Karte zeigt den aktuellen Verfügbarkeitsstatus der betreffenden Person.
Crew zu Veranstaltungen zuweisen
Wechseln Sie in der Veranstaltungsansicht zum Tab Crew und klicken Sie auf „Crew-Mitglieder zuweisen". Wählen Sie Techniker aus der Liste verfügbarer Ressourcen, legen Sie die Rolle für diese konkrete Veranstaltung fest und geben Sie die geplanten Arbeitsstunden ein. Das System prüft Kalenderkonflikte in Echtzeit — ist ein Techniker zum gleichen Zeitpunkt bereits anderweitig eingeplant, werden Sie sofort informiert.
Profi-Tipp: Bestimmen Sie für jede Veranstaltung einen technischen Leiter — das verbessert die Kommunikation vor Ort und erleichtert die Logistikkoordination.
Crew-Vorbereitungsbögen generieren
Nach Abschluss der Crew-Zusammenstellung klicken Sie auf „Crew-Vorbereitungsbogen generieren", um ein PDF mit dem vollständigen Zeitplan herunterzuladen. Das Dokument enthält die zugewiesenen Techniker mit ihren Rollen, den Zeitplan für Anreise und Pausen, die Equipment-Liste für die Beladung, Kontaktdaten des Veranstaltungsortes sowie Sonderanweisungen. Die Bögen können direkt per E-Mail an jeden Techniker versendet werden.
Crew-Kalender einsehen
Der Crew-Kalender zeigt alle Mitglieder auf einer gemeinsamen Zeitachse mit ihren eingetragenen Einsätzen. So erkennen Sie auf Anhieb, welche Techniker an einem bestimmten Datum verfügbar sind, und können die Arbeitsbelastung des gesamten Teams beurteilen. Die Ansicht ist besonders hilfreich bei der Planung mehrerer paralleler Veranstaltungen und der Optimierung des Personaleinsatzes.