Crew-Einsatzplanung
Verwalten Sie Ihr technisches Personal — Festangestellte und Freelancer — weisen Sie es Veranstaltungen zu, erstellen Sie Crew-Vorbereitungsbögen und verfolgen Sie den Verfügbarkeitskalender.
Was Sie lernen werden
- ✓Crew-Mitglieder mit Rollen, Honoraren und Verfügbarkeit anlegen
- ✓Crew-Liste nach Spezialisierung, Beschäftigungsstatus und Verfügbarkeit filtern
- ✓Crew zu Veranstaltungen mit Rollen und Arbeitszeiten zuweisen
- ✓Crew-Vorbereitungsbögen mit Zeitplan und Equipment-Liste generieren
- ✓Crew-Verfügbarkeitskalender einsehen, um Konflikte zu vermeiden
- ✓Was die Crew sieht: Crew-Call, Ort in Karten und Kalendereintrag
- ✓Gruppiertes und eingefärbtes Equipment mit Beschreibungen und gemeinsamen Haken
- ✓Der Crew-Bogen als PDF, und warum Haken und Scans zwei Zahlen bleiben
- ✓Eine Buchung bearbeiten, tauschen und auflösen, und was ein Crew-Datensatz hält
Crew-Mitglieder hinzufügen
Gehen Sie in der Seitenleiste zum Bereich Crew und klicken Sie auf „Crew-Mitglied hinzufügen". Geben Sie Vor- und Nachname, Spezialisierung (Tontechniker, Lichttechniker, Videotechniker, Technischer Leiter, Fahrer usw.), Tages- oder Stundenhonorar, Kontaktdaten und Beschäftigungsart (Festangestellt oder Freelancer) ein. Optional können Sie Notizen zu Zertifikaten oder Spezialfähigkeiten hinzufügen.
Profi-Tipp: Hinterlegen Sie die private Telefonnummer jedes Technikers — das ist unerlässlich bei kurzfristigen Crew-Änderungen kurz vor einer Veranstaltung.
Crew-Liste filtern
Die Crew-Liste lässt sich nach Spezialisierung, Beschäftigungsstatus (Festangestellt/Freelancer) und Verfügbarkeit in einem bestimmten Zeitraum filtern. So finden Sie schnell geeignete Techniker, ohne die gesamte Liste manuell durchzusehen. Jede Karte zeigt den aktuellen Verfügbarkeitsstatus der betreffenden Person.
Crew zu Veranstaltungen zuweisen
Wechseln Sie in der Veranstaltungsansicht zum Tab Crew und klicken Sie auf „Crew-Mitglieder zuweisen". Wählen Sie Techniker aus der Liste verfügbarer Ressourcen, legen Sie die Rolle für diese konkrete Veranstaltung fest und geben Sie die geplanten Arbeitsstunden ein. Das System prüft Kalenderkonflikte in Echtzeit — ist ein Techniker zum gleichen Zeitpunkt bereits anderweitig eingeplant, werden Sie sofort informiert.
Profi-Tipp: Bestimmen Sie für jede Veranstaltung einen technischen Leiter — das verbessert die Kommunikation vor Ort und erleichtert die Logistikkoordination.
Crew-Vorbereitungsbögen generieren
Nach Abschluss der Crew-Zusammenstellung klicken Sie auf „Crew-Vorbereitungsbogen generieren", um ein PDF mit dem vollständigen Zeitplan herunterzuladen. Das Dokument enthält die zugewiesenen Techniker mit ihren Rollen, den Zeitplan für Anreise und Pausen, die Equipment-Liste für die Beladung, Kontaktdaten des Veranstaltungsortes sowie Sonderanweisungen. Die Bögen können direkt per E-Mail an jeden Techniker versendet werden.
Crew-Kalender einsehen
Der Crew-Kalender zeigt alle Mitglieder auf einer gemeinsamen Zeitachse mit ihren eingetragenen Einsätzen. So erkennen Sie auf Anhieb, welche Techniker an einem bestimmten Datum verfügbar sind, und können die Arbeitsbelastung des gesamten Teams beurteilen. Die Ansicht ist besonders hilfreich bei der Planung mehrerer paralleler Veranstaltungen und der Optimierung des Personaleinsatzes.
Was die Crew auf ihrem Link sieht
Jede eingeteilte Person bekommt ihren eigenen Link. Er beginnt mit ihrer Crew-Call-Zeit, dem Veranstaltungsort mit einer Schaltfläche, die ihn in Karten öffnet, und „Zum Kalender hinzufügen": direkt in Google Kalender oder als Datei für Apple Kalender und Outlook. Der Zeitplan steht mit echten Daten da, etwa „Aufbau, Mo 12. Okt.", statt mit Tageszählern. Das Equipment ist in „Technik zum Laden", „Druck und Verbrauchsmaterial" und „Personen und Dienstleistungen" gruppiert, nach Kategorie genauso eingefärbt wie im Angebotseditor, und jede Position lässt sich für ihre vollständige Beschreibung aufklappen. Kundenpreise erscheinen nirgends darauf.
Gemeinsame Packhaken
Die Crew hakt Positionen ab, während sie lädt, und diese Haken sind gemeinsam: Alle, die einen Link zu diesem Job haben, sehen denselben Fortschritt, und das Büro sieht ihn auf der Jobseite im Inventar ebenfalls. Festangestellte werden nicht mehr gebeten, einen Job anzunehmen, für den ihr Arbeitgeber sie eingeteilt hat; ihr Link sagt ihnen schlicht, dass sie dabei sind. Freelancer bestätigen oder sagen weiterhin ab, und ihre Antwort wird mit Datum festgehalten.
Den Crew-Bogen als PDF herunterladen
Der Crew-Bogen ist ein druckbares Dokument, herunterladbar von der Jobseite im Inventar, vom Crew-Vorbereitungsbogen und vom Crew-Link selbst. Er enthält die Angaben des Dispo-Zettels, jede Position mit ihrer vollständigen Beschreibung, wer wann bestätigt hat, und leere Unterschriftszeilen für die Übergabe. Die Haken der Crew und die Summen des Scanners stehen nebeneinander und werden nie zu einer Zahl verschmolzen: Der Haken ist, was die Crew markiert hat, der Scan ist, was das Lager tatsächlich verlassen hat.
Profi-Tipp: Drucken Sie ihn aus und lassen Sie ihn bei der Übergabe unterschreiben. Jedes Exemplar trägt den Zeitpunkt seiner Erstellung, sodass sich zwei Ausdrucke desselben Jobs unterscheiden lassen.
Eine Buchung ändern
Das Bearbeiten einer Zuweisung (Rolle, Daten, Crew-Call, Notizen, wer die Crew leitet) erhält den Link der Person und ihre Bestätigung, und ihr Link zeigt, was sich wann geändert hat, damit sie es mit Ihnen klären kann. Ein Personenwechsel stellt einen neuen Link aus und entwertet den alten, sodass der Link des Vorgängers nicht mehr funktioniert. Das Entfernen aus der Einteilung ist ein Klick. Der Datensatz eines Crew-Mitglieds hält jetzt auch Fähigkeiten und Zertifikate mit Ablaufdatum, Wohnort, ob die Person fährt, Shirtgröße, Notfallkontakt und Notizen.