Es passiert jedes Jahr: Eine Assistentin, ein Marketingmanager oder eine HR-Referentin bekommt den Auftrag 'Organisiere uns bitte ein Firmenevent' — und hat so etwas noch nie gemacht. Dieser Leitfaden ist für genau diese Situation. Kein Fachchinesisch, nur die Schritte, die Sie brauchen.
Schritt 1: Das Briefing klären. Bevor Sie eine einzige E-Mail schicken, brauchen Sie Antworten auf 8 Fragen: Was ist das Ziel? Wie viele Personen? Wann? Wo? Welches Budget? Wer ist die Zielgruppe? Gibt es Vorstände mit besonderen Anforderungen? Einmalig oder wiederkehrend? Schreiben Sie die Antworten in ein Dokument und lassen Sie es schriftlich freigeben.
Schritt 2: Zeitplan erstellen. Rückwärts vom Eventdatum: 8 Wochen vorher — Location und Catering buchen. 6 Wochen — AV-Dienstleister auswählen. 4 Wochen — Einladungen versenden. 2 Wochen — Teilnehmerzahl bestätigen. 1 Woche — Technikprobe. Tag vorher — Aufbau und Durchlauf. Tag danach — Abbau, Feedback.
Schritt 3: Location auswählen. Kriterien: ÖPNV-Anbindung, Kapazität (110% der erwarteten Teilnehmer), technische Ausstattung (was ist inklusive?), Cateringoptionen, Barrierefreiheit. Besichtigen Sie die Location persönlich — Fotos täuschen.
Schritt 4: Technik organisieren. Selbst das einfachste Firmenevent braucht: Beschallung, Funkmikrofon, Beamer mit Leinwand, Bühnenlicht. Beschreiben Sie Ihr Event: '150 Personen im Hotelsaal, 4 Redner mit PowerPoint, Podiumsdiskussion, kurzer Film.' Holen Sie 2–3 Angebote ein und vergleichen Sie Leistungsumfang, nicht nur Preise.
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CueQuote kostenlos testen →Schritt 5: Catering planen. Goldene Regel: lieber zu viel als zu wenig. Für 105% der bestätigten Teilnehmer bestellen. Menü immer mit vegetarischen, veganen und glutenfreien Optionen. Mittagsbuffet ist effizienter als sitzend (45 Min. statt 90 Min.).
Schritt 6: Kommunikation vorbereiten. Einladungen 4 Wochen vorher. Erinnerung eine Woche vorher. Letzte Bestätigung 2 Tage vorher mit Logistikinfos. Vor Ort: Roll-ups mit Agenda, Namensschilder, Raumplan.
Schritt 7: Am Veranstaltungstag. Mindestens 2 Stunden vor Beginn vor Ort. Checkliste: Beschallung, Beamer, Catering, Klimaanlage, Toiletten, Garderobe, Registrierung. Notfalltasche mit Ersatzbatterien, Verlängerungskabel, Gaffer-Tape.
Schritt 8: Nachbereitung. Feedback-Umfrage innerhalb 24 Stunden. Abschlussbericht: Budget-Vergleich, Fotos, Umfrageergebnisse, Empfehlungen. Dieser Bericht ist Ihr professioneller Nachweis.
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