Jeder Eventorganisator kennt das: Sie schicken eine AV-Angebotsanfrage an drei Anbieter und erhalten drei Angebote, die unmöglich zu vergleichen sind. Einer schließt Aufbau ein, der andere nicht. Das Problem liegt fast nie beim Anbieter — es liegt im Briefing. Ein gut geschriebenes Briefing beseitigt Mehrdeutigkeit und ermöglicht den Vergleich auf identischem Leistungsumfang.
Ein AV-Briefing muss 5 grundlegende Fragen beantworten. 1. Was ist die Veranstaltung? (Format, Ziel, Teilnehmerzahl, Dauer.) 2. Wo findet sie statt? (Veranstaltungsort, Raummaße, technischer Zugang, verfügbare Stromversorgung.) 3. Was müssen die Teilnehmer sehen und hören? (Präsentationen, Videos, Reden, Musik, Livestream.) 4. Welches Produktionsniveau wird erwartet? (Basis/funktional, mittel/professionell, premium/Show.) 5. Was ist das Budget? (Eine Spanne, kein genauer Betrag.)
Abschnitt 1: Veranstaltungsbeschreibung. Angeben: Datum und Zeiten (inklusive Aufbau und Abbau), Veranstaltungsort mit vollständiger Adresse, Raummaße oder Kapazität, erwartete Teilnehmerzahl, detailliertes Format (Plenum, Workshops, Cocktail, Dinner), ob der Veranstaltungsort eine hauseigene Technik oder Exklusivitätspflicht hat.
Abschnitt 2: Tonanforderungen. Keine Gerätemodelle angeben — beschreiben Sie das gewünschte Ergebnis. Beispiel: '4 Funkmikrofone für eine Podiumsdiskussion mit 4 Sprechern, Beschallung für 200 Personen, Bühnenmonitore, Hintergrundmusik in den Pausen.' Geben Sie die Anzahl der gleichzeitigen Redner an und ob Simultandolmetschen erforderlich ist.
Abschnitt 3: Videoanforderungen. Angeben: Anzahl und bevorzugte Größe der Bildschirme, Art der angezeigten Inhalte (PowerPoint, Video, Live-Kameraübertragung), ob Videoaufzeichnung gewünscht ist, ob ein Livestream geplant ist. Wichtig: angeben, ob der Raum abgedunkelt werden kann — das entscheidet über Beamer oder LED-Bildschirm.
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CueQuote kostenlos testen →Abschnitt 4: Lichtanforderungen. Minimum: Bühnenlicht für klare Kameraaufnahmen und Sichtbarkeit des Redners. Darüber hinaus: Ambiente-Uplighting, Bühnenbeleuchtung (Moving Lights, Spots, Effekte). Beschreiben Sie die gewünschte Atmosphäre: 'professionelles, sachliches Seminar' oder 'spektakulärer Abend mit Lichteffekten'.
Abschnitt 5: Technische Logistik. Details, die aus einem Schätzangebot ein präzises machen: Ladezugang (Rampe, Lastenaufzug, Treppen), verfügbare Stromversorgung (Drehstrom, Anzahl 32A-Steckdosen), Deckenhöhe, Lärmauflagen, Grundriss wenn vorhanden. Seriöse Anbieter bestehen auf einer technischen Begehung — stimmen Sie immer zu.
Abschnitt 6: Budget und Bedingungen. Geben Sie eine Budgetspanne an: '8.000–15.000 EUR netto für die komplette technische Produktion.' Das ermöglicht dem Anbieter, eine verhältnismäßige Lösung vorzuschlagen. Geben Sie Ihre Bedingungen an: Rückmeldefrist, Auswahlkriterien, ob Sie zwei Szenarien wünschen.
Fehler, die im Briefing zu vermeiden sind: Nicht nach 'allen notwendigen AV-Geräten' fragen ohne Beschreibung. Keine 24-Stunden-Angebotsfrist für komplexe Events. Nicht mehr als 3 Konfigurationsszenarien anfragen. Technische Begehung nie überspringen.
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