Verleihen Sie der Angebotsannahme rechtliches Gewicht mit gezeichneten Unterschriften, Zeitstempeln und Bestätigung der Bedingungen. Keine Diskussionen mehr über vermeintlich nie erteilte Zustimmungen.
Die einfachste Form der Angebotsannahme ist ein Button mit der Aufschrift Akzeptieren. Der Kunde klickt darauf, und Sie erhalten eine Benachrichtigung. Es funktioniert — bietet aber praktisch keinen rechtlichen Schutz, wenn ein Streitfall entsteht. Ein Kunde, der einen Button geklickt hat, kann später behaupten, er habe die Bedingungen nicht gelesen, die Preise nicht verstanden oder nicht gewusst, dass er eine verbindliche Vereinbarung eingegangen ist. In der AV-Branche, wo Projekte routinemäßig fünfstellige Equipmentmieten und Wochen im Voraus gebuchte Crew-Verpflichtungen umfassen, ist ein beiläufiger Akzeptanzmechanismus ein Geschäftsrisiko, das Sie nicht eingehen müssen. Das Problem wird besonders akut, wenn ein Kunde eine Woche vor dem Event storniert und die Stornobedingungen anficht, oder wenn die Endrechnung die Erwartungen des Kunden übersteigt, weil er den Umfang nicht sorgfältig gelesen hat. Ein einfacher Klick hinterlässt Ihnen einen Zeitstempel und nichts weiter — keinen Beweis, dass der Kunde die Bedingungen geprüft, die Gesamtsumme bestätigt oder die Absicht hatte, sich zu binden.
Die E-Signatur-Funktion von CueQuote löst dieses Problem, indem drei bewusste Handlungen erforderlich sind, bevor ein Angebot akzeptiert werden kann. Erstens muss der Kunde ein Kästchen ankreuzen, das bestätigt, dass er die dem Angebot beigefügten Geschäftsbedingungen gelesen hat und ihnen zustimmt. Zweitens gibt er seinen vollständigen Namen in ein Textfeld ein und erstellt so einen getippten Namenseintrag. Drittens zeichnet er seine Unterschrift auf einer Leinwand mit der Maus oder dem Finger auf einem Touchscreen. Erst nach Abschluss aller drei Schritte kann die Akzeptanz eingereicht werden. Dieser dreifache Bestätigungsprozess verwandelt die Akzeptanz von einem beiläufigen Klick in eine bewusste Handlung, die die Absicht einer traditionellen handschriftlichen Unterschrift widerspiegelt. Der gesamte Prozess dauert für den Kunden etwa dreißig Sekunden, aber das rechtliche Gewicht, das er der Akzeptanz verleiht, ist erheblich. Jede Akzeptanz wird zusammen mit der IP-Adresse des Kunden, den Browserinformationen und einem exakten Zeitstempel aufgezeichnet, wodurch ein umfassender Audit-Trail entsteht, der standhält, wenn die Vereinbarung jemals in Frage gestellt wird.
Aus rechtlicher Sicht entspricht der E-Signatur-Ansatz von CueQuote den Anforderungen der eIDAS-Verordnung in der Europäischen Union und des ESIGN Act in den Vereinigten Staaten, die beide elektronische Signaturen als rechtsgültig anerkennen, wenn sie die Absicht des Unterzeichners zur Zustimmung belegen. Die Kombination aus Bedingungen-Checkbox, getipptem Namen und gezeichneter Unterschrift begründet eine klare Absicht — der Kunde kann nicht glaubwürdig behaupten, versehentlich akzeptiert zu haben oder ohne zu verstehen, worauf er sich einlässt. Obwohl dies keine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne von eIDAS darstellt (die eine Identitätsverifizierung durch einen vertrauenswürdigen Diensteanbieter erfordert), erfüllt es den Standard für eine einfache elektronische Signatur, die für die überwiegende Mehrheit der Handelsverträge in der AV-Branche ausreicht. Für Unternehmen, die in Europa tätig sind, bedeutet dies, dass Ihre akzeptierten Angebote die gleiche Rechtskraft haben wie ein unterschriebenes PDF, das per E-Mail zurückgeschickt wird, jedoch mit einem saubereren Audit-Trail und ohne Papierhandling.
Wenn ein Kunde den E-Signatur-Prozess abschließt, erfasst CueQuote die Unterschrift und bettet sie in das Angebots-PDF ein. Das unterschriebene PDF enthält das Bild der gezeichneten Unterschrift, den getippten Namen, den Zeitstempel der Akzeptanz und eine Bestätigung, dass die Bedingungen zur Kenntnis genommen wurden. Das bedeutet, Sie haben ein einziges Dokument — das Angebot selbst —, das sowohl als Leistungsumfang als auch als unterschriebene Vereinbarung dient. Sie können dieses unterschriebene PDF herunterladen, Ihren Unterlagen beifügen oder an die Buchhaltung des Kunden zusammen mit Ihrer Rechnung weiterleiten. Die Unterschrift erscheint auf dem PDF genau so, wie der Kunde sie gezeichnet hat, und verleiht dem Dokument eine persönliche, authentische Qualität, die ein Kontrollkästchen oder Button-Klick nicht reproduzieren kann. Für AV-Unternehmen, die zuvor darauf angewiesen waren, Angebote auszudrucken, zur Unterschrift zu versenden und die unterschriebenen Kopien wieder in ihr System einzuscannen, eliminiert dieser digitale Workflow Tage an Bearbeitungszeit und erzeugt gleichzeitig einen saubereren, besser nachverfolgbaren Nachweis der Vereinbarung.