Die Frage kommt in jedem Führungsgespräch: Wie viel wird diese Veranstaltung kosten? Und die Antwort ist fast immer dieselbe: 'Das kommt darauf an.' Das stimmt — aber es ist keine nützliche Antwort, wenn man ein Budget vor dem CFO verteidigen muss. Dieser Artikel liefert reale Preisspannen für 2026, basierend auf aktuellen Marktpreisen. Keine Preisgarantien, aber verlässliche Größenordnungen für ein glaubwürdiges Budget.
Location und Räume. In großen europäischen Städten: Konferenzraum für 100 Personen in einem 4-Sterne-Hotel: 2.500–7.000 EUR/Tag. Kongresszentrum: 4.000–15.000 EUR/Tag je nach Saal. Paris und London: 20–40% teurer als andere Großstädte. Atypischer Veranstaltungsort: 3.000–12.000 EUR/Tag. Tipp: Montag und Donnerstag bieten oft 10–20% Rabatt.
Catering und Verpflegung. Kaffeepause: 8–15 EUR/Person. Stehendes Mittagsbuffet: 35–55 EUR/Person. Sitzend serviertes Mittagessen: 50–80 EUR/Person. Abendempfang: 60–100 EUR/Person. Sitzendes Gala-Dinner: 80–150 EUR/Person. Getränke: 15–30 EUR/Person. Für ein ganztägiges Seminar mit 150 Personen: 8.000–14.000 EUR.
AV-Technik. Dies ist der schwierigste Posten ohne Erfahrung. Basisniveau (Beamer + Leinwand + 2 Funkmikrofone + Beschallung): 1.500–3.000 EUR. Mittelniveau (LED-Bildschirm, Beschallung, 4–6 Mikrofone, Bühnenlicht, Regie): 5.000–12.000 EUR. Produktionsniveau (LED-Wand, Multi-Kamera, Livestream, Simultandolmetschen): 15.000–40.000 EUR. Techniker: 400–700 EUR/Tag. Regel: 15–25% des Gesamtbudgets für Technik.
Redner und Unterhaltung. Professioneller Moderator: 1.500–4.000 EUR/Tag. Expertenredner: 3.000–10.000 EUR. Internationaler Keynote-Speaker: 10.000–50.000 EUR. Teambuilding-Facilitator: 2.000–5.000 EUR/Halbtag. Abendkünstler (DJ, Band): 2.000–15.000 EUR.
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Koordination und Logistik. Eventagentur (Vollkoordination): 15–20% des Gesamtbudgets. Freischaffender Projektleiter: 600–1.500 EUR/Tag. Hostessen: 250–400 EUR/Person/Tag. Sicherheitskraft: 300–500 EUR/Person/Tag. Teilnehmertransport: 1.000–4.000 EUR.
Budgets nach Format 2026. Meeting/Seminar 50 Personen, halber Tag: 5.000–12.000 EUR. Residenzial-Seminar 80 Personen, 2 Tage: 25.000–50.000 EUR. Konferenz 200 Personen, ganzer Tag: 30.000–60.000 EUR. Gala 300 Personen: 50.000–120.000 EUR. Produktlaunch 150 Personen mit Bühnenproduktion: 40.000–100.000 EUR. Unternehmenskonvention 500 Personen, 2 Tage: 150.000–350.000 EUR.
Die Sicherheitsreserve ist nicht verhandelbar: 10–15% des Budgets. Last-Minute-Programmänderungen, ein zusätzlicher Redner, eine Raumerweiterung — all das passiert bei fast jeder Veranstaltung. Mit einer 10%-Reserve managen Sie Überraschungen gelassen.
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