سير عمل اعتماد العروض
فعِّل الاعتماد الداخلي ليتم مراجعة العروض والموافقة عليها من قِبل المدير قبل وصولها إلى العملاء.
ما ستتعلمه
- ✓تفعيل سير عمل الاعتماد في الإعدادات
- ✓كيفية تقديم عرض لاعتماد المدير
- ✓عملية مراجعة المدير والتعليقات الداخلية
- ✓فهم حالات الاعتماد (معلَّق، معتمَد، مرفوض)
- ✓ما الذي يحدث للعرض بعد الاعتماد أو الرفض
فعِّل الاعتماد في الإعدادات
انتقل إلى الإعدادات من الشريط الجانبي وافتح تبويب "العروض". فعِّل خيار "طلب الاعتماد قبل الإرسال". بعد التفعيل، يجب على أي عرض أنشأه عضو من دور المبيعات أن يحصل على موافقة مدير أو مالك قبل إرساله للعميل. يمكن للملاك والمديرين إرسال العروض مباشرةً دون المرور بسير عمل الاعتماد.
نصيحة احترافية: فعِّل الاعتماد حين يكون لديك فريق مبيعات يُنشئ العروض — يمنح المديرين نقطة تحكم جودي قبل وصول أي شيء للعملاء.
قدِّم العرض للاعتماد
حين ينتهي عضو فريق المبيعات من بناء العرض، ينقر "تقديم للاعتماد" بدلاً من "إرسال". يُقفل ذلك العرض ويمنع تعديله ويغير حالته إلى "في انتظار الاعتماد". يظهر العرض فوراً في قائمة انتظار اعتماد المدير. يمكن للمُقدِّم إضافة ملاحظة اختيارية لشرح ما يحتاج المُراجِع أن يعرفه.
يراجع المدير العرض
يرى المديرون (الإداريون والملاك) إشعاراً في التطبيق وتنبيهاً بالبريد الإلكتروني حين يدخل العرض قائمة انتظار اعتمادهم. يفتحون العرض في عرض قراءة فقط كامل — جميع البنود والأسعار والشروط والمشمولات والمستثنيات والإجماليات مرئية. يمكن للمدير أيضاً تنزيل معاينة PDF ليرى بالضبط ما سيتلقاه العميل.
نصيحة احترافية: راجع إجمالي العرض وشروط الدفع والشروط والأحكام بعناية — هذه الثلاثة مجالات هي الأكثر احتياجاً للتعديل قبل إرسال العرض للعميل.
اترك تعليقات داخلية
في لوحة الاعتماد على الجانب الأيمن من العرض، يمكن للمديرين ترك تعليقات داخلية مرئية فقط للفريق — لا للعميل. استخدم التعليقات لشرح ما يحتاج تغييراً: "قلِّل الخصم إلى 10% كحد أقصى" أو "أضف استثناء المولد للفعاليات الخارجية في الشروط". يرى المُقدِّم هذه التعليقات فوراً ويمكنه فتح العرض لإجراء التعديلات.
اعتمد أو ارفض
بعد المراجعة، ينقر المدير "اعتماد" أو "رفض". يُفعِّل الاعتماد زر الإرسال للمُقدِّم — يتلقى إشعاراً بأن العرض جاهز للإرسال. يعيد الرفض العرض إلى حالة المسودة مع تعليقات المدير ظاهرة، ليعرف المُقدِّم بالضبط ما يجب تصحيحه قبل إعادة التقديم.
حالات الاعتماد في لمحة سريعة
تُظهر العروض في سير عمل الاعتماد إحدى أربع حالات في قائمة العروض: مسودة (لم تُقدَّم بعد)، في انتظار الاعتماد (تنتظر مراجعة المدير)، معتمَدة (جاهزة للإرسال)، أو مرفوضة (أُعيدت للمراجعة). صفِّ قائمة العروض حسب الحالة لرؤية قائمة الانتظار الكاملة دفعة واحدة. تتبع العروض المعتمدة والمُرسلة بعد ذلك تدفق العمل الطبيعي: مُرسَلة → مُشاهَدة → مكسوبة/خسرت.
نصيحة احترافية: ضع معياراً للفريق لوقت الاستجابة للاعتماد — 4 ساعات عمل هدف شائع. الاعتمادات المتأخرة قد تعرقل العروض الحساسة للوقت.